¿Teletrabajando? ¡Una guía de lo que hay (y no hay) que hacer!

“¡La vida marchaba tan bien…y justo pasa esto!” Me dijo con nostalgia una amiga hace unos días. ¿Realmente marchaba bien? Mmm…difícil decirlo, pero vamos a decir que sí, que marchaba bien (o generalmente bien) para muchos de nosotros. No deja de ser esta es una opinión engañosa. La visión en retrospectiva nos coloca en una posición privilegiada. Viendo el pasado con los anteojos del presente, ganamos la claridad que ya hubiésemos querido tener entonces y así, claro que resulta más sencillo analizar, dar opiniones y juzgar; y hasta nos permite agregarle un poco de añoranza.

Aquel dicho, repetido millones de veces, que dice “nadie sabe lo que tiene hasta que lo pierde” puede caernos hoy como anillo al dedo. Muchos echamos de menos situaciones tan cotidianas como ir a tomar un café al mediodía con nuestro compañero preferido de la oficina, encontrarnos con la familia un día cualquiera, salir a la calle con libertad o ir a tomar una cerveza con los amigos un viernes por la noche. Escenas que hoy empiezan a verse ya un tanto lejanas.

Desde hace un tiempo cultivo el optimismo casi como una disciplina, pero ser optimista no me impide confrontar la realidad. La realidad es que pasarán muchos meses para que podamos retomar nuestras vidas con la normalidad que teníamos. Los gobiernos de muchos de nuestros países, con clara buena intención, van extendiendo de quince en quince los días que debemos pasar en aislamiento general. Es sensato y razonable hacerlo así. Permite repasar indicadores y reajustar medidas sociales y sanitarias, pero, los datos científicos generales, demuestran que la fecha de retorno a nuestras rutinas del pasado es por ahora imposible de predecir con exactitud.

Circula en la web un meme creativo. No literalmente pregunta algo así: “¿Quién fue el principal impulsor de la digitalización en tu empresa? A) El equipo de innovación. B) El equipo de RR.HH. C) El coronavirus.”

¡Muy bueno y superrevelador! Se refiere en el fondo a ¡cambios! ¿Cuál es uno de los procesos que ha cambiado recientemente de manera drástica? El trabajo. Ha cambiado en muchas de sus formas. La implantación intensa del teletrabajo es un ejemplo clarísimo. Vamos ahora a comentar al respecto.

Varias, acaso las principales, herramientas que estamos utilizando hoy para teletrabajar las tenemos incorporadas hace más de una década a nuestro uso cotidiano. ¿Te sorprende que recién, y a partir de un motivo externo de fuerza mayor como una epidemia, hayamos empezado a teletrabajar de forma masiva? A mí no. Y no me sorprende porque no es que finalmente nos hayamos atrevido a hacerlo. No. Nos hemos visto forzados a hacerlo. Las personas podemos sofisticar muchos aspectos de nuestras vidas, pero mantenemos un mismo miedo básico de manera consistente: el miedo al cambio. A lo desconocido. Nos resistimos a cambiar. Nos resistimos a tener que “repensar”, a “re-crear”. Es normal. Es humano. Asumámoslo.

Nuestra vida no volverá a ser la misma. Nuestro trabajo, lógicamente, tampoco.
Teletrabajar de forma diaria y constante nos pone frente a una serie de retos que antes no teníamos. La rutina es bastante distinta. ¿Cómo puedo adaptarme mejor y más rápido al teletrabajo? ¿Qué debo replantearme en mi estilo de liderar si tengo un equipo a cargo? ¿Cómo debo reportar mi gestión en mi rol de supervisado?

1. Somos seres humanos trabajando con seres humanos. Humaniza (más, siempre más) tus relaciones con todos los integrantes del equipo. Esfuérzate por conocer – con respeto y dentro de lo que resulte cómodo y no invasivo – las situaciones personales de cada uno. ¿Vive solo/a? ¿Tiene hijos pequeños? ¿Una persona mayor depende de él/ella? ¿Qué rutina debe seguir en casa? Conociendo la situación de cada uno/a podrás ser tan flexible y comprensivo como sea necesario.
2. Es momento de planificar mejor que antes y como nunca. Si tienes un equipo a cargo, asegúrate de transmitir con suma precisión y detalle el objetivo a alcanzar. Transmítelo y mantenlo observable permanentemente. No definas tú el plazo para culminar una tarea. Pregunta. Cada integrante de tu equipo es experto en su tema. Ellos son los más indicados para definir los tiempos (¡además dar esa responsabilidad genera más compromiso con el objetivo!). Toma en cuenta lo que digan. Consensúa. Anímate a probar o implantar de manera definitiva (si aún no lo has hecho) herramientas colaborativas como Trello, Google Docs, Slack y demás. Elige la que más se adapte a las necesidades. Son muy intuitivas y permiten visibilidad colectiva de los avances del proyecto en que se está trabajando. Te ayudará a optimizar el uso del tiempo y evitar reprocesos.
3. La falta de información, genera rumores y los rumores ocasionan desconfianza. Precisamos evitarla. Las organizaciones, como estructura, están pasando por momentos de mayor o menor complejidad. Ello las está llevando a tomar decisiones que nos impactan directamente como empleados: reajustes en las jornadas laborales, recortes de personal, despidos o cierres de operaciones (ojalá y las tres últimas no fuesen necesarias). Todos los empleados sin excepción merecemos conocer la realidad oportunamente para poder tomar medidas. Es momento de transmitir sentido de urgencia o serenidad. Si tienes un equipo a cargo y accedes a información de primera mano, trasládala. Si la información que manejas es parcial, trasládala así. Haz todo lo posible para evitar rumores.
4. Que no te gane la operativa. Anímate a dedicar un porcentaje del día a repensar los procesos y a simplificarlos. Pero no lo hagas solo. Cuenta con aquellos que están a cargo de los mismos y con quienes están relacionados con ellos (equipo, partners, usuarios…) Pregúntales: ¿Cómo podríamos hacer esto mejor? ¿Hay algún “eslabón en la cadena” que podamos cortar? ¿Qué propones? ¿Dónde consideras que está el “cuello de botella?
5. Hacer teletrabajo no significa disponibilidad 24×7. Pretender, por otro lado, que una persona esté sentada en una silla de casa de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. tal como si estuviese físicamente en la oficina es irreal y tan insensato como querer sancionar a quién no se le ve conectado durante el horario “de jornada laboral” (les digo porque me lo han preguntado: “¿cómo puedo sancionarlo si no lo encuentro cuando lo llamo?”). Priorizar el presentismo siempre es un error, más aún pretenderlo en un nuevo contexto como el del teletrabajo. Este momento es ideal para sembrar o reforzar las bases de un potente cambio cultural en el que se priorice el “producto conseguido”, más que el presentismo por sí. Relee el punto 1 para más detalles.
6.  Sentido común, mucho sentido común y…a dar ejemplo. Dar ejemplo enseña y cohesiona más que las palabras. Si, por citar un caso, pides compromiso, muéstralo primero tú y en todo momento. Te cuento una situación. Podrá parecer inverosímil pero es real. Una gerente de RR.HH. comunica a parte de su equipo que durante la cuarentena este deberá quedarse en planta. El giro del negocio no les permitirá a todos teletrabajar. A ella sí. Un día decide enviar un mensaje de ánimo en formato video. En él dice algo como esto: “¡Arriba muchachos! ¡Ustedes son los reales héroes por “ponerse la camiseta de la empresa!” Todo bien con las palabras…salvo que decide hacer el video en su casa de playa mostrando como fondo el mar, y dejando escuchar los graznidos de unas gaviotas. No es difícil imaginar la reacción del equipo al ver el video desde sus puestos en la planta de producción. Un ejemplo claro y extremo de varias faltas de sentido común y de coherencia. Me gustan estos ejemplos intensos. Repito ¡se coherente y usa el sentido común!
7. No satures los canales de comunicación. Será bueno definir cuál/es será/n el/los canal/es de comunicación a utilizar. Nuevamente: usa el sentido común en ello. Por otro lado, evita incidir “canal sobre canal”. ¿Qué quiero decir? Por ejemplo, llegan al acuerdo que el canal para comentar situaciones no urgentes será el correo electrónico; si envías uno, evita mandar de inmediato un mensaje por WhatsApp preguntando al destinatario si le llegó aquello que acabas de enviarle, y llamar cinco minutos después a preguntarle por qué no responde a ninguno de los anteriores. Respeta los acuerdos.
8. Reúnete a diario con tu equipo para hacer seguimiento. Solo 10 o máximo 15 minutos. Idealmente por la mañana. Objetivo: repasar avances del día anterior, revisar retos del día actual y conocer los obstáculos que alguien pudiese estar teniendo para llegar al objetivo. Te aseguro que serán algunos de los minutos mejor invertidos del día.
9.  La sobre exigencia te pone en riesgo de terminar “quemado” y de “quemar” a otros. En coyunturas como las actuales resulta poco probable que alguien decida dejar el trabajo (salvo que tenga una oferta mejor ya formalizada), ello, sin embargo, no debe ser excusa para sobre exigir. Exige calidad, sí. Esfuérzate por construir equipo. Comunica expectativas y dificultades. Enfrenta las situaciones con solvencia. ¿Cómo? Utilizando altas cuotas de realidad.
10. Empatía, empatía y más empatía. Ya sea que tengas o no un equipo a cargo, esfuérzate por empatizar, por conocer y comprender la situación del otro. Menos mails, menos chats y más comunicación directa. Más frontalidad. Trabajar a distancia requiere una alta dosis de confianza. La empatía es un elemento clave para construirla. 

Para terminar, te propongo lo siguiente. Escribe los cuatro valores del “Manifiesto Ágil”. Usa 4 papeles o post-it. Los he parafraseado, pero no pierden su esencia:
1. “Valorar a las personas más que a los procesos”.
2. “Valorar más el valor añadido que la documentación excesiva”,
3. “Valorar más la colaboración donde todos ganamos que las disputas”,
4. “Valorar más la adaptación al cambio que el cumplimiento estricto de la planificación”

Colócalos frente a ti en un lugar visible de tu sitio de trabajo y ¡úsalos como guía constante!

Si hasta hoy hemos conservado nuestro empleo, si podemos teletrabajar, si no hemos sufrido producto de esta crisis una reducción de nuestros haberes, no perdamos de vista la posición privilegiada que tenemos en el mundo actual. Agradezcamos. Si te has visto impactado por alguno de los casos que he mencionado, solo puedo desearte paciencia, tranquilidad y fe.

Deseo que te repongas pronto de la situación. ¡Mucho ánimo! Si decaes, está bien, no tienes que ser siempre fuerte, pero también deseo para ti toda la fortaleza que precisas para que consigas sobreponerte.

Las crisis son duras, nos golpean, nos movilizan, es verdad; pero también nos dan chance de volver a mirar dentro de nosotros, de reorganizar prioridades, de evolucionar…y nos pone también frente a algunas puertas que pueden tener tras de sí nuevas oportunidades. Oportunidades para nuevas victorias. Persevera. Persiste.