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Aunque todavía quedan muchos aspectos por aclarar, parece que las empresas en mayor o menor medida, comienzan a plantearse la vuelta a la ”normalidad”, coincidiendo con las diferentes fases de la desescalada planteada por el gobierno.
Y aunque nuestra intención no es hacer un repaso sobre todas las cuestiones que están pendientes de ser clarificadas, sí nos gustaría hacer algunas reflexiones sobre los aspectos clave que los departamentos de RRHH van a tener que acometer en las próximas semanas, contando con la tecnología como elemento fundamental para superar con éxito esta importante misión.
De igual forma que el rol de RRHH ha tenido una importancia clave en todo lo ocurrido hasta el momento, a partir de ahora su papel también resultará básico para poder “pilotar” toda la relación entre las empresas y sus profesionales, a la hora de ejecutar gran cantidad de acciones basadas en tres ejes principales: la gestión, la comunicación y la previsión y sustentadas por la tecnología como pilar fundamental.
Una vez finalizada la pandemia y en esta nueva etapa de desescalada que se nos plantea, RRHH deberá dedicar muchos de sus esfuerzos a la gestión de todo lo relacionado con la progresiva vuelta de los profesionales a la normalidad laboral, especialmente en el caso de aquellos que se hayan visto afectados por los Expedientes Temporales de Regulación (ERTEs) que desafortunadamente han tenido lugar como consecuencia de la reciente crisis. En estos casos, las organizaciones precisarán reincorporar a los profesionales afectados y realizar los correspondientes trámites con las autoridades laborales, de manera rápida, sencilla y sin errores con el objetivo de recuperar su dimensionamiento y actividad de negocio con la mayor rapidez posible. De igual forma sucedería con el permiso temporal retribuido (y la gestión de las horas “a devolver”) o con la gestión de las peticiones de los empleados (bajas, ausencias, vacaciones, etc.) que hayan tenido lugar durante este periodo.
Las soluciones Cloud posibilitarán a las compañías simplificar la gestión de todas estas situaciones, al ser el proveedor el responsable de la actualización de los sistemas, además de permitirles la gestión del proceso desde sus casas, gracias a la capacidad de acceso en cualquier momento y lugar que brindan estas soluciones.
Por otro lado, en esta nueva situación resultará de vital importancia mantener un flujo adecuado de comunicación de la empresa hacia sus empleados, para transmitirles toda la información necesaria sobre los aspectos que deben conocer y en los que se requiere su participación. Esto puede abarcar desde las comunicaciones referentes a pautas y políticas de la compañía, como por ejemplo, en todo lo referente a los desplazamientos de los empleados a los puestos de trabajo a través de permisos que faciliten su movilidad y el acceso a los centros, así como a disposiciones especiales que sólo afectan a determinados colectivos de profesionales (como pueda ser el uso de EPIs específicas para el acceso a determinadas áreas de la empresa o a medidas específicas para trabajadores de cara al público).
Poder disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas que permitan llevar a cabo todas estas cuestiones, facilitará además la capacidad de autogestión de los profesionales simplificando sobremanera toda la actividad de las áreas de RRHH en estos momentos en los que la velocidad de actuación resulta estratégica para retomar la vuelta a la normalidad. De nuevo, una solución tecnológica que provea tanto de capacidades de comunicación segmentadas, como de la descentralización de las gestiones, por ejemplo, informando a los trabajadores afectados dónde recoger los materiales de protección, accediendo a los permisos a través de un portal del empleado para los trabajadores identificados, comunicando a los responsables de equipos gestiones específicas que deben realizar, etc., permite obtener una destacada ventaja competitiva, aumentando la eficiencia de los procesos y la rapidez y flexibilidad organizativa.
Por último, en este contexto de incertidumbre RRHH debe tener la capacidad de prever desde un punto de vista operativo, cómo se va a llevar a cabo todo el proceso de desescalada, siendo conscientes de que esto requiere una labor de predicción y preparación de las acciones que tendrán que realizarse antes, durante y después de la reincorporación.
En los momentos previos a la incorporación, RRHH debe focalizar sus esfuerzos en la captura de información, más fácil cuanto más accesible y sencillo sea el proceso. La posibilidad de lanzar encuestas y cuestionarios a los empleados, les permitirá recopilar información sobre sus situaciones personales y colectivas, identificar aspectos que hayan podido pasarse por alto, etc. por otro lado, en el caso de la recuperación y distribución de equipos y EPIs asignadas, será tanto más costosa cuanto más manual deba ser el proceso.
Llegado el día de la reincorporación de los profesionales, así como en los días posteriores, resultará necesario volver a dedicar un enorme esfuerzo en la comunicación. Con independencia de las acciones específicas que cada empresa considere, la necesidad de almacenar y dar acceso a los profesionales a la información necesaria para poder desarrollar su actividad bajo una nueva realidad y contexto, accesible en cualquier momento y en cualquier lugar, hace pensar de inmediato sobre tres factores para los que la tecnología se configura como un jugador clave: los Portales de Empleado (ya mencionados y como puntos de acceso a la información y para la autogestión), los chatbox (para aligerar de carga de trabajo a un sobrecargado área de RRHH u otras áreas) y el acceso en movilidad para los profesionales que no disponen ni requieren de un ordenador como herramienta de trabajo.
Y aunque todos los aspectos anteriormente mencionados son importantes, bajo nuestra experiencia consideramos que situaciones como las que estamos atravesando, marcarán sin duda un antes y un después en las personas, y por ende en las organizaciones. Por ello en este momento resulta conveniente detenerse a reflexionar y plantearse algunas cuestiones importantes de cara a planificar el futuro tras los últimos acontecimientos:
- ¿Durante la crisis hemos podido continuar trabajando? ¿con qué esfuerzo?
- ¿Tenemos las capacidades necesarias o necesitamos que nuestros profesionales “se refuercen”?
- ¿El trabajo a distancia lo vamos a mantener? ¿en todo o en parte? ¿sabemos para quién y qué va a necesitar?
- ¿Nuestro modelo organizativo ha sido eficiente? ¿Podemos integrar otros modelos de organización y de relación?
- ¿Nuestro modelo de objetivos se alinea con la nueva realidad? ¿Qué hay que “retocar”?
- ¿Tenemos procesos y herramientas tecnológicas lo suficientemente robustos? ¿debemos digitalizarnos más? ¿Cuánto nos va a costar eso?
Cada empresa tendrá sus propias respuestas, y sin duda tratará de encontrar el mejor camino para solventar aquellos aspectos que más necesite, pero como profesionales de RRHH merece la pena replantearse dejar la tecnología en manos de un proveedor de confianza para poder dedicaros a lo más importante: vuestras personas y vuestro negocio.
