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Últimamente se está escribiendo mucho sobre la distracción que significa el estar atado al correo electrónico (por no hablar del gran debate que se está generando en torno al mismo tema sobre las redes sociales). Multitud de artículos describen cómo el hábito de uso del correo electrónico nos desvía de nuestra lista de tareas importantes y nos hace esclavos de las de otros, de cómo genera expectación y engancha, pero… ¿Qué supone en el caso de los altos mandos de las empresas? ¿Por qué los buenos directivos no viven esclavizados de su e-mail? Aquí os daré cuatro razones de peso y luego os propondré algunas soluciones:
Razones de los directivos para no depender del correo:
– Si éstos estuvieran siempre atentos a él, dejarían de hacer esas tareas o funciones de gestión que realmente aportan valor a la empresa y que son tan necesarias en ese nivel de la escala de mando.
– La mayor parte de los correos son informativos, no requieren de acción ni validación por parte de los directivos, sino que se trata sobre todo de correos de mandos intermedios que ponen en copia a sus jefes.
– La mayoría no son asuntos lo suficientemente importantes como para desviarlos de tus tareas prioritarias. Y si lo son, éstos están localizables por otras muchas vías.
– El 80% es spam. Obvio pero cierto.
No obstante, el correo electrónico sigue teniendo su papel en la comunicación empresarial, no solamente entre los directivos, sino también para los mandos intermedios y otros empleados, ya que es la herramienta usual de comunicación con otras empresas y también con clientes. Así que, aunque no la usen demasiado, hay veces en que se hace imprescindible. A tal efecto, hay algunos métodos con los que agilizar la gestión de los e-mails sin perder demasiado tiempo: desde técnicas concretas como entrenarse para no tener la urgencia de responder los e-mails al momento, usar la autorrespuesta o trabajar en bloque de 30 min. (como sugiere Katherine Ellison en este artículo publicado en Forbes) hasta metodologías globales de gestión del tiempo, como es el GTD, sistema basado en el libro «Getting Things Done» de David Allen.
Pero como ya sabéis, el uso óptimo del correo no atañe solamente a los directivos, sino a todos los empleados de una empresa. Conozco personalmente el caso de una multinacional que, viendo la distracción que el correo electrónico estaba suponiendo para sus empleados, decidió prohibir su uso internamente. Y precisamente, la idea partió de uno de los directivos de la empresa. Aunque al principio la medida suscitó bastante crítica e inquietud, con el tiempo los empleados se fueron acostumbrando y ahora trabajan bastante bien sin él, promocionando otros medios de comunicación.
Personalmente opino que, a todos los niveles de la jerarquía de una compañía, lo importante es hacer un buen uso de las herramientas de comunicación a nuestra disposición, incluido el correo electrónico; pero también soy consciente de sus carencias. Por ello, creo que en muchas ocasiones es más efectivo usar comunidades virtuales y grupos de trabajo, en los que la comunicación es multidireccional y no bidireccional. Y es que puede que la tendencia vaya en esa dirección gracias a las redes sociales de empresa y a la integración de múltiples canales de comunicación a través de ellas. Lo iremos viendo…
