Por Betsy Kolkea, Carolina Reynoso e Irene Giménez
Mucho se ha escrito y hablado en los últimos tiempos sobre el concepto «transformación digital» por parte de consultores, analistas e investigadores. Es sin duda un concepto con multitud de implicaciones que promete ser un proceso desafiante, beneficioso y estimulante para las organizaciones.
El objetivo de la transformación digital en una organización debe ser la mejora de la productividad y el rendimiento con el fin de alcanzar los objetivos de negocio. Pero, ¿qué significa la transformación digital para las organizaciones hoy en día? Y más específicamente, ¿qué significa para los directivos de RRHH? En el libro ‘Leading digital’, los expertos George Westerman, Didier Bonnet y Andrew McAfee proponen dos grandes líneas de actuación para llevar a cabo esa transformación: invertir en capacidades digitales por un lado, y por otro en líderes que sean agentes impulsores de ese cambio.
Los directivos de RRHH tienen la oportunidad de predicar con el ejemplo y demostrar cómo funciona la transformación digital dentro de su propio equipo. En un contexto más amplio y extendiéndose a toda la organización, las prioridades deben ser encontrar y retener el talento digital, desarrollar las capacidades digitales de los empleados y fomentar las capacidades de liderazgo de los altos cargos. A continuación presentamos una hoja de ruta que pueda servir de guía para los directivos de de RRHH en esa transformación digital. En ella identificamos los diez hitos que consideramos conducirán a la organización hacia a una transformación exitosa. Muchos expertos en RRHH estarán familiarizados con algunos de ellos, ya que son fases genéricas extensibles a cualquier programa de gestión de cambio. En este caso, están situados específicamente en el contexto del cambio y transformación en la era digital.
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1. Audita el estado de la cultura y el talento digital de la organización: Lo primero que debemos hacer antes de plantear cualquier proceso de transformación es realizar un análisis pormenorizado de la situación. Este es un punto fundamental, ya que ayudará a identificar las áreas clave sobre las que tendremos que actuar y nos proporcionará un buen punto de referencia a partir del cual evaluar el progreso de las medidas que se tomarán a partir de ahora. Este tipo de auditoría debe analizar en detalle la estructura organizativa, las capacidades digitales del talento presentes en la organización, la tecnología disponible para el cambio digital, el estado del liderazgo digital y de la cultura digital de la empresa.
En este punto tendremos que formularnos una serie de preguntas: ¿Qué tecnologías digitales estamos utilizando para apoyar la colaboración y la comunicación tanto interna como externamente?, ¿qué lecciones hemos aprendido durante su adopción? ¿está preparada nuestra organización para la transformación digital?, ¿quiénes son los principales agentes de cambio y por parte de quién esperamos encontrar más resistencia?, ¿qué papel juega la tecnología digital en la estructura organizativa y en la definición de los puestos de trabajo actuales?, ¿qué información tenemos sobre las habilidades y capacidades digitales de nuestros empleados y colaboradores?, ¿hemos desarrollado herramientas para obtener métricas que resulten eficaces para comprender y medir esas habilidades y capacidades digitales?, ¿están preparados los directivos de la organización para liderar en esta era digital? Plantearse todas estas preguntas es necesario para poder evaluar cuál es punto de partida y detectar de manera inmediata aquellas oportunidades y desafíos que vamos a encontrarnos a lo largo del desarrollo de un programa de transformación digital.
2. Desarrolla una visión digital: Como cualquier iniciativa de cambio, definir una visión clara y convincente sobre el escenario futuro que se desea conseguir es fundamental. Los directivos de RRHH juegan un papel principal en la creación de este enfoque, en establecer la estrategia del cambio con los equipos directivos y en involucrar a todos los agentes relevantes dentro la organización. Esta visión debe sostenerse sobre una imagen clara y tangible del escenario que tendría lugar tras el proceso de transformación, de lo que consideramos posible y de las implicaciones que esto tendría. Deberemos cuestionarnos las normas y funcionamiento tradicionales de la organización y abrazar otras ideas y puntos de vista para que la perspectiva que se dibuje ante nosotros sea verdaderamente transformadora y no suponga simples retoques al actual modelo de negocio.
Por lo tanto, los RRHH jugaran un papel fundamental como facilitadores, pero por otro lado, los líderes y expertos técnicos y digitales aportarán su conocimiento y experiencia. Además, aquellos líderes cuyo trabajo implique estar en contacto con clientes podrán aportar esa perspectiva clave que supone la orientación al cliente. También podremos consultar a expertos externos que nos pueden proporcionar información sobre las últimas tendencias del mercado. Sea cual sea el proceso, el resultado debe ser la creación de una visión digital convincente y tangible sobre el futuro de la organización que sea fácil de comunicar a toda la empresa.
3. Desarrolla una hoja de ruta para el cambio digital: Una vez auditado el panorama digital actual y haber creado una imagen del escenario futuro, el siguiente paso es pensar en la ruta a seguir. ¿Qué tiene que ocurrir en nuestra organización actual para que se transforme en esa organización que queremos que sea en el futuro? En cualquier organización y de manera genérica, las áreas principales a incluir nuestra hoja de ruta para el cambio son:
- Tecnología: Qué inversión es necesaria y en qué tipos de tecnologías digitales debemos invertir
- Capacidades: Qué capacidades son necesarias y qué miembros de la organización necesitan desarrollarlas
- Organización: qué cambios se necesitan en la gestión de los puestos de trabajo y de los equipos
- Actores clave: quienes son los principales miembros implicados y cuál es su reacción ante esta nueva perspectiva
- Costes: qué inversión financiera se necesita y cuál es el retorno estimado de esa inversión
- Marco de RRHH: que cambios son necesarios en nuestros procesos de contratación, formación, evaluación y retribución en relación con esta nueva visión digital
- Liderazgo: quien son los empleados más indicados para liderar esta transformación y qué rol debe adoptar cada uno de los miembros del equipo
- Métricas: cómo debemos medir el éxito de las medidas tomadas
Cada organización desarrollará una hoja de ruta diferente adaptada a su propio contexto.
4. Pon en marcha una hoja de ruta: Muchos de los elementos de cualquier implementación son comunes a todos los programas de cambio. El enfoque tiene que ser efectivo y continuamente comunicado a lo largo y ancho de la organización. Los líderes deben adoptar el programa y ser embajadores del mismo mientras que un amplio grupo de empleados debe estar involucrado en los detalles de la implementación y contribuir en su contenido. No debemos negar la resistencia al cambio, hay que escuchar a aquellos reticentes al cambio digital ya que normalmente la discusión genera valor y nos ayudará a fundamentar los beneficios del cambio. Uno de los retos a los que enfrentarse es que a menudo esta transformación digital conlleva un considerable cambio cultural.
El proceso conducirá a nuevas maneras de hacer las cosas: los puestos se definirán de manera diferente, es probable que las organizaciones sean más fluidas y menos jerárquicas, se valorarán nuevas capacidades y habilidades, y se introducirán nuevas formas de comunicación y colaboración. Mientras para algunos estos cambios serán excitantes, para otros serán motivo de estrés. Por tanto, la implementación tiene que hacerse con cuidado. Puede que emerjan diferencias generacionales, ya que los más jóvenes están más familiarizados con las tecnologías digitales y su mentalidad es distinta a las de sus colegas más mayores.
Será importante reforzar el compañerismo: las habilidades digitales de los mas jóvenes pueden beneficiarse y verse reforzada gracias al conocimiento y experiencia de los miembros de la organización más veteranos. Las herramientas digitales, tales como las redes sociales colaborativas y las dinámicas de «gamificación» pueden ser muy útiles para facilitar la colaboración, la discusión y el feedback. Deberemos proporcionar formación a aquellos que no estén familiarizados con estas herramientas para que no se sientan excluidos de esta transformación.
5. Desarrolla el liderazgo digital: Cualquier transformación radical en una organización va a demandar cambios profundos en la dirección de la organización y las reacciones ante ellos serán muy diversas. Algunos líderes pueden optar por no hacer este cambio o puede que sean incapaces de aceptar la nueva mentalidad y las nuevas formas de trabajar. Muchos otros recibirán positivamente la transformación digital y estarán dispuestos a contribuir al éxito del proceso.Tendremos que prestar atención para identificar qué capacidades y habilidades de liderazgo son necesarias para la transformación digital de la organización.
Mientras que algunas de ellas deberán estar directamente relacionadas con la tecnología, muchas otras estarán relacionadas en cómo se gestionan personas y equipos, hablamos de tipos de liderazgo facilitadores o habilitadores, en contraposición con los liderazgos tradicionales. Estos líderes tienen la capacidad para lidiar con la ambigüedad y se sienten cómodos con la diversidad, fomentan la innovación y aceptan el cambio como algo constante. Además de todo esto, los nuevos líderes deben dar forma, guiar, dirigir y encontrar el equilibrio dentro de sus equipos. Son los directivos de RRHH quienes tendrán la responsabilidad de identificar estas capacidades de liderazgo y serán ellos, junto a sus equipos, quienes proporcionen herramientas de evaluación y programas de desarrollo para hacerlas efectivas.
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6. Cuenta con una herramienta de software de RRHH adecuada: Es evidente que con el creciente ritmo de automatización y el cambio en la era digital, el éxito de la organización dependerá cada vez más del talento humano, de su creatividad y capacidad de innovación. Solo aquellas organizaciones que dispongan de la tecnología de RRHH adecuada podrán gestionar el talento de manera eficiente. Necesitaremos herramientas para identificar donde se encuentra el talento y cuáles son sus tendencias. Confiaremos en la tecnología de RRHH para manejar procesos y tareas administrativas rutinarias que anteriormente se hacían de manera manual. Aplicaciones esenciales como los portales del empleado y del manager formarán parte de la transformación digital proporcionando a todos los miembros de la organización acceso a las herramientas y la información necesarias en cualquier lugar y momento.
Los directivos de RRHH han de considerar minuciosamente las posibilidades que ofrece su propia tecnología de RRHH: ¿cómo de amplia es la funcionalidad de su solución de RRHH?, ¿son realmente útiles los portales del empleado y del manager?, ¿cómo de potentes son las herramientas de análisis de RRHH?, ¿son completas las aplicaciones móviles?, ¿están verdaderamente integradas las herramientas de comunicación? Teniendo en cuenta
las herramientas tecnológicas de RRHH que existen en el mercado hoy en día, es aconsejable buscar un sistema en la nube que cubra la gestión de todos los procesos de RRHH de forma integrada, desde la Nómina y Administración de Personal hasta todo lo relacionado con la
gestión del talento de mis empleados. Este tipo de solución en la nube permitirá que la tecnología crezca en tu organización, proporcionando continuos beneficios.
7. Transforma la cultura de la organización: Es evidente que la transformación digital requiere de algo más que de tecnología y procesos. Para que el proceso sea efectivo han de hacerse importantes cambios en el tejido de la organización, cambios que impactarán en la cultura corporativa, en cómo se organiza el trabajo, en cómo los miembros se relacionan entre sí, en cómo se define el valor. La transformación organizacional es una de las tareas más importantes de las que tendrán que ocuparse los directivos de RRHH dentro de un proceso de transformación digital. La tarea no consistirá simplemente en ajustar los puestos de trabajo y contratar nuevo personal. Puestos y equipos han de ser más fluidos, ágiles y colaborativos. Como ya hemos visto, el liderazgo tiene que ser más flexible. El reto para los directivos de RRHH será aprovechar la tecnología digital para desarrollar nuevas formas de atraer, gestionar, organizar, evaluar, recompensar y retener el talento necesario que impulse la cultura digital de la empresa.
8. Introduce una tecnología global digital: Con los nuevos puestos de trabajo y equipos definidos, se introducirán las tecnologías digitales necesarias para hacer que la estructura funcione internamente. Habiendo identificado qué tecnologías móviles, sociales y analíticas se necesitan, el departamento de IT se involucrará en la implementación de éstas soluciones. Garantizar la integración, la transferencia de datos, la transmisión de ideas y el feedback será fundamental. Como cualquier implementación tecnológica , la tecnología es solo una parte, y la parte más difícil es a menudo asegurar que aquellos que necesitan usarla tienen las habilidades, la confianza y el conocimiento necesario para manejarla de manera efectiva.
En nuestra era digital, las nuevas tecnologías de aprendizaje están creciendo continuamente. Por ejemplo,
los MOOCs hacen posible que un gran volumen de perfiles y estructuras de aprendizaje estén al alcance de cualquiera como nunca ha ocurrido antes. Las comunidades de usuarios y el acceso a expertos vía online pueden hacer que el aprendizaje sea mucho más interactivo y real. Una vez más, los RRHH tendrán un papel fundamental que desempeñar en garantizar que las experiencias de aprendizaje y desarrollo ofrecidos en su organización, tengan como resultado un desarrollo eficiente del talento.
9. Desarrolla las capacidades del talento digital: Los CEOs comparten las preocupaciones de los directivos de RRHH en materia de talento. El talento es cada vez más difícil de encontrar y retener en un entorno conectado y globalizado como el actual. Las capacidades necesarias para tener éxito en la era digital son quizás las más demandadas. Las tecnologías disponibles para apoyar a los directivos de RRHH en la gestión de la selección y retención continúan creciendo. Las redes sociales y profesionales facilitan la búsqueda de talento a nivel mundial, mientras que las capacidades del Big Data en los sistemas de RRHH permiten el análisis de volúmenes elevados de información de los candidatos casi instantáneamente.
Herramientas en línea como Glassdoor proporcionan oportunidades para que los empleadores se muestren transparentes y puedan mostrar la cultura de su organización a través de la visión de sus propios empleados. Después de haber adquirido el talento necesario, incorporar una cultura de aprendizaje será un requisito previo para asegurarse de que las habilidades y el conocimiento se actualizan continuamente. Las herramientas y comunidades de aprendizaje en línea aportan a los empleados la capacidad para gestionar su propio desarrollo, proporcionando acceso a contenido, experiencia y comunidades online.
La era digital hará que cada vez más personas adquieran conocimientos técnicos digitales, y lo que es más importante, las capacidades de concisión, de análisis, de manejar el uso de los datos para innovar y de gestionar el cambio. Los líderes de RRHH tendrán a su disposición una amplia gama de herramientas que les permitirá diseñar programas de selección y desarrollo de talento. De esta manera podrán atraer nuevo talento y asegurarse de que el talento existente está totalmente preparado para satisfacer las demandas de un entorno laboral digital.
10. Mide el éxito y mira hacia el futuro: Habiendo realizado una auditoría del estado de la organización y de sus capacidades digitales, será posible comparar y medir regularmente los avances logrados: ¿hasta qué punto se ha conseguido instaurar la visión digital?, ¿se han alcanzado los resultados empresariales propuestos?, ¿cuál ha sido el retorno de la inversión durante este período? Abordar estas cuestiones de manera rigurosa indicará hasta qué punto la transformación digital ha tenido éxito. Del mismo modo, también pondrá en relieve aquellas áreas que necesitan mejoras.También son necesarias evaluaciones formales y detalladas de las áreas que apoyan la transformación digital. Esto incluirá el análisis de varios KPIs para descubrir qué es lo que todavía se necesita: en qué estado se encuentran las competencias y habilidades en cada departamento para comprobar si los esfuerzos en formación o los ajustes en los puestos de trabajo han funcionado.
Del mismo modo, hay que evaluar el estado de la tecnología para el cambio digital de la organización. Sin el tipo adecuado de tecnología, la transformación digital será más difícil de lograr. Por último, pero no menos importante, la huella digital debe reflejarse en la marca de empleador. Las lecciones que aprendamos en el camino pueden ser aprovechadas para mejorar las acciones futuras y evitar posibles errores. Dado que el ritmo del cambio va a continuar creciendo, es esencial aceptar que la transformación digital es un paso en la dirección correcta, y que es un proceso que tendrá que repetirse regularmente a medida que continúe evolucionando el entorno tecnológico digital en el que vivimos y trabajamos. Las organizaciones tendrán que reajustar continuamente sus estrategias y planificar nuevas hojas de ruta para la transformación digital.
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