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La formación obligatoria ya no es solo una cuestión legal: en 2026 será uno de los grandes retos operativos de RR.HH. Nuevas normativas, mayor control por parte de la Inspección de Trabajo y plantillas cada vez más diversas hacen que no formar bien (o no poder demostrarlo) sea un riesgo real para las empresas.
En este post, te explicamos qué formaciones obligatorias debes tener en el radar para este 2026 y cómo un software de talento con una herramienta de formación potente puede ayudarte a cumplir sin fricciones ni riesgos innecesarios.
¿Qué se entiende por formación obligatoria en una empresa?
Hablamos de todas aquellas formaciones que la empresa está legalmente obligada a impartir, ya sea por:
- Normativa laboral
- Legislación europea
- Convenio colectivo
- Riesgos asociados al puesto de trabajo
El punto crítico no es únicamente impartir la formación, sino poder acreditarla: quién se formó, cuándo, durante cuánto tiempo y con qué contenidos.
De trámite a necesidad estratégica
Los cambios de competencias transforman la formación obligatoria de un mero trámite legal a una necesidad estratégica, forzando la actualización constante de contenidos (digitalización, IA, sostenibilidad) para mantener la empleabilidad, productividad y cumplimiento normativo, beneficiando a empresas (competitividad) y empleados (crecimiento, seguridad laboral), aunque requiere adaptar los programas formativos a un mundo laboral en evolución rápida.
Lo «obligatorio» ya no es solo seguridad o prevención de riesgos básicos, sino también competencias digitales, ciberseguridad, inteligencia artificial y sostenibilidad, para no quedar obsoleto. Las empresas deben usar análisis de perfiles para diseñar planes de capacitación más efectivos y adaptados a necesidades reales, yendo más allá de lo genérico. La formación se ha convertido en una palanca clave para la retención de talento y la competitividad. Las organizaciones deben ser proactivas en identificar estas necesidades y ofrecer formación relevante, no solo reactiva, y en la que sea ágil incorporar nuevas competencias y tecnologías rápidamente.
¿En qué resultados tangibles se traduce una estrategia de formación eficiente?
- Beneficios para las empresas: garantiza cumplimiento normativo y reducción de riesgos, al tiempo que aumenta productividad, adaptación y capacidad para atraer y retener talento.
- Beneficios para los colaboradores: mejora la empleabilidad y el crecimiento, reduce la obsolescencia de habilidades y aumenta la seguridad y satisfacción laboral.
Las formaciones obligatorias en España de cara a 2026
1. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
La Prevención de Riesgos Laborales sigue siendo la base de todo. No se trata de una formación genérica, sino de una formación adaptada al puesto, a los riesgos reales y a los cambios que se producen en la organización. En 2026, la falta de adecuación al puesto es uno de los puntos más cuestionados en las inspecciones.
2. Igualdad, prevención del acoso y medidas LGTBI
Junto a la PRL, cobra cada vez más importancia la formación en igualdad, prevención del acoso y medidas LGTBI, especialmente en empresas de más de 50 personas. La normativa ya no se limita a exigir protocolos, sino que pone el foco en la sensibilización y la formación real de la plantilla. Es decir, no basta con tener un documento: hay que demostrar que las personas lo conocen y lo han trabajado.
3. Protección de datos (RGPD)
No todas las personas necesitan el mismo nivel, pero sí:
- Quienes tratan datos personales
- Mandos, RR.HH., IT y perfiles con acceso sensible
La formación en RGPD es clave para evitar sanciones por errores humanos. En la práctica, muchas de las sanciones por RGPD tienen su origen en una falta de formación adecuada
4. Formación obligatoria por puesto o sector
Por último, están las formaciones obligatorias por puesto o sector, como manipulación de alimentos, uso de maquinaria, trabajos en altura o certificaciones específicas en sanidad, industria o transporte. Aquí el gran reto no es tanto impartir la formación como controlar su vigencia, especialmente en entornos con rotación o plantillas amplias.
El gran problema de RR.HH.: no es la formación, es la gestión
En la práctica, los equipos de Personas se encuentran con:
- Archivos Excel imposibles de mantener
- Cursos externos sin trazabilidad
- Empleados que no completan la formación a tiempo
- Falta de evidencias ante una inspección
- Dudas sobre qué formación aplica a cada rol
Esto provoca una sensación constante de descontrol e inversión de tiempo: no saber quién está pendiente, qué certificado caduca este mes o si la formación realizada es válida ante una inspección. A esto se suma la dificultad de coordinar formaciones externas, la falta de evidencias homogéneas y el tiempo que RR.HH. dedica a tareas puramente administrativas en lugar de estratégicas.
¿Qué riesgos implica no ofrecer un buen programa de formación?
- Sanciones económicas por incumplimiento (en algunos supuestos cuantías elevadas pueden aplicarse).
- Responsabilidad corporativa y reputacional (casos de acoso, brechas de datos, accidentes).
- Problemas en la Inspección de Trabajo: falta de evidencias de formación es motivo de sanción y requerimientos
Cómo un software de talento con formación integrada lo cambia todo
Aquí es donde un software de talento con un módulo de formación potente o LMS cambia completamente el escenario. Al centralizar la información de personas, puestos y riesgos, la formación deja de ser reactiva y pasa a ser un proceso automatizado y controlado.
¿Qué debería ofrecer como mínimo?
- 📌 Asignación automática de formaciones según puesto, centro o riesgo
- Alertas de caducidad y recordatorios automáticos
- 📂 Certificados y evidencias descargables para auditorías
- 📊 Informes de cumplimiento en tiempo real
- 📱 Acceso fácil para empleados (móvil, microlearning)
- 🔄 Integración con el sistema de RR.HH. y nómina
Soluciones como Cegid HR integran la gestión del talento y la formación con los datos de personas, facilitando que RR.HH. tenga una visión única y globa de la formación, basada en datos y sin conllevar procesos manuales. Menos riesgo, menos carga administrativa y más control.
La formación obligatoria no va a desaparecer, al contrario: será más exigente y más supervisada. La diferencia estará en cómo la gestionan las empresas.
Invertir en un software de talento con una herramienta de formación potente no es solo garantizar cumplimiento normativo: es ganar tranquilidad, eficiencia y credibilidad como departamento de RR.HH.
Fuentes:
https://as.com/actualidad/economia/
https://www.boe.es/
https://www.grantthornton.es/
