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El final de año suele llegar acompañado de prisas, acumulación de tareas y la sensación de que todo debe cuadrar a la primera. Para los departamentos de Recursos Humanos, este momento es especialmente crítico: incidencias sin tratar, fichajes pendientes, calendarios por planificar y datos que deben quedar protegidos para cerrar el ejercicio correctamente.
Para ayudarte a gestionar este proceso de forma ordenada, en este post abordamos una guía práctica basada en tres pasos principales: comprobación del cierre, planificación del nuevo año y definición de la fecha de cierre. Y lo haremos siguiendo el apoyo que ofrecen herramientas de gestión del tiempo como Cegid Visualtime, que permiten estructurar este proceso con mayor claridad y eficiencia. Con este enfoque podrás llegar a enero con la tranquilidad de que todo está bajo control.
1. Comprobación de cierre de año: garantizar que todo está registrado y gestionado
Antes de comenzar un nuevo ciclo, es imprescindible asegurarte de que la información del año que termina está completa. Un buen punto de partida es verificar que todas las jornadas, incidencias y solicitudes han sido gestionadas correctamente.
Un procedimiento muy útil consiste en:
- Visualizar la planificación anual para identificar rápidamente qué días están sin planificar y proceder a planificarlos, ya que sin planificación no se generarán incidencias ni su tratamiento correspondiente.
- Revisar las solicitudes pendientes de aprobar, tanto las que dependen directamente de RR.HH. como las que gestionan mandos intermedios. Este punto es clave: muchas incidencias se regularizan automáticamente cuando las solicitudes están aprobadas.
- Extraer informes clave, como:
- Fichajes impares, para detectar registros de jornada inconsistentes.
- Incidencias y justificaciones, filtrado por “no justificado”
- Realizar el tratamiento masivo de incidencias si es necesario. Una vez localizadas en los informes, puedes aplicar justificaciones adecuadas según corresponda (por ejemplo, horas por recuperar) para dejarlo todo regularizado.
Al completar este paso, podrás confirmar que el registro de jornada es coherente, y que las incidencias están resueltas antes de cerrar el año.
2. Planificación del equipo para el nuevo año
Aunque todavía no tengas cerrado por completo el calendario laboral del próximo año, es importante comenzar enero con al menos una planificación provisional. Esto permitirá que los empleados puedan solicitar vacaciones o gestionar ausencias desde el primer día.
Algunos puntos clave para hacerlo de forma eficiente:
- Planificar el patrón horario de cada grupo de empleados: semanal, quincenal o según turnos. Lo esencial es que el patrón completo esté definido y repetido hasta final de año.
- Aplicar jornadas especiales, como intensivas de verano, si ya están previstas.
- Asignar los festivos del año mediante plantillas actualizadas por ubicación.
Una vez completado este apartado, el equipo queda preparado para iniciar el año con su calendario definido, evitando problemas futuros y facilitando los procesos de solicitud.
3. Actualizar la fecha de cierre: proteger los datos del año terminado
El último paso es la fecha de cierre, una herramienta fundamental para proteger los datos ya revisados.
Este ajuste deberías hacerlo en enero, una vez verificado que todas las incidencias del año anterior están corregidas.
De esta manera aseguras que el ejercicio queda correctamente preservado y listo para auditorías o revisiones posteriores.
Conclusión: cerrar bien el año es preparar el camino para el siguiente
Un buen proceso de cierre anual no solo evita errores y retrabajo: también aporta orden, claridad y seguridad jurídica. Significa empezar el año con una base sólida, sin acumulación de tareas pendientes y con toda la planificación bajo control.
Cada empresa tiene su propia realidad y complejidad, herramientas como Cegid Visualtime pueden ayudarte a realizar todos estos pasos de forma estructurada: desde la revisión de incidencias hasta la planificación de horarios, la gestión de solicitudes o la protección de datos mediante la fecha de cierre.
Un apoyo discreto, pero decisivo, para que RR.HH. pueda centrarse en lo esencial: las personas.
