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La pandemia del COVID19 ha dejado patente la importancia de la digitalización de los procesos de RR.HH. en tiempos de crisis. La automatización y fluidez en la gestión de dichos procesos así como el cumplimiento normativo, se han configurado como dos aspectos clave en los que lo digital, en concreto, las soluciones tecnológicas para la gestión de los RRHH, han demostrado su utilidad a la hora de proporcionar la confianza y agilidad necesaria para ayudar a las empresas en su recuperación.
En este contexto, el departamento de RR.HH, con un papel protagonista antes, durante y después de la pandemia del COVID-19, ha podido adaptarse y responder a los desafíos. Y esta capacidad de reacción ha sido posible gracias a los primeros pasos que dieron en lo que respecta a la digitalización: según la encuesta MARKESS by exægis, el 82% de los responsables de RR.HH. encuestados ya disponen de herramientas tecnológicas para automatizar procesos, especialmente en las áreas de nómina, administración de personal y gestión del tiempo. Concretamente, el 70% de ellos apuesta por la automatización de procesos y el 66% por la mejora del desempeño de la función de RR.HH.
Automatización y protección de las tareas administrativas
En tiempos de crisis, la automatización de los procesos ha permitido a los departamentos de Recursos Humanos resistir la sobrecarga de sus tareas mientras se adaptaban a las nuevas formas de trabajo que han ido surgiendo. Por ejemplo, la digitalización ha permitido limitar el impacto y reducir el tiempo que antes se dedicaba a la rectificación de la nómina, permitiendo además hacer frente a otras situaciones imprevistas, inmediatas y de gran alcance.
Además, este periodo ha estado marcado por la necesidad de tomar decisiones improvisadas y adaptadas al contexto, dejando patente la necesidad de contar con organizaciones “plenamente digitalizadas. Los numerosos proyectos de digitalización en el ámbito de los RRHH deben priorizarse de acuerdo con los desafíos y necesidades de cada empresa destacando los siguientes:
- la revisión del proceso de selección con herramientas ya listas para usar: vídeo, test online, etc..
- la gestión de las incorporaciones extrayendo las “lecciones aprendidas” de las experiencias del confinamiento.
- la digitalización de los trámites administrativos, como por ejemplo la firma electrónica del saldo de todas las cuentas, el certificado de devolución del equipo, etc..
Agilizar el intercambio de información
Una vez que los procesos administrativos de RRHH están digitalizados, o en proceso de estarlo, el área de Recursos Humanos puede dar otro paso importante: la carga de datos.
Cuando en determinadas situaciones, como las vividas en la actualidad, tiene lugar un aumento de disposiciones regulatorias, se necesita un cierto tiempo para asimilar y gestionar toda esta nueva información. Esto provoca retrasos en la toma de decisiones e incluso las malas interpretaciones. El uso de una solución tecnológica permite enfocarse directamente en las medidas que impactan en el negocio y modificar todos los parámetros en tiempo real. De este modo, se minimiza el riesgo de olvidar temas críticos o de cometer posibles errores. También se consigue un ahorro de tiempo en las tareas dedicadas a los trámites.
Esto permite dedicar más tiempo a mantener informados a los empleados. Una vez más, se hace patente que la digitalización favorece el intercambio de información en las organizaciones haciendo y una consecuente mejora significativa en la experiencia de los empleados.
Cumplimiento normativo, confianza y agilidad
El COVID-19 ha demostrado que los cambios normativos pueden ser extremadamente cambiantes en circunstancia adversas , y en todos estos cambios RR.HH. debe velar por su adecuado cumplimiento. La digitalización permite ser eficaz incluso cuando los cambios tienen lugar de forma inesperada y anticiparse a las situaciones críticas.
El coronavirus ha demostrado la capacidad de RRHH de actuar de forma flexible y ágil para cumplir con los nuevos retos que han ido surgiendo y de esta forma garantizar la continuidad de sus negocios. El teletrabajo es un claro ejemplo. Así, según la anterior encuesta mencionada “MARKESS by exægis”, el 46% de los equipos de RR.HH. «descubrió» que las soluciones digitales proporcionadas a los empleados no siempre eran adecuadas para el teletrabajo. Si el teletrabajo ha pasado a ocupar un lugar predominante en la organización de las empresas, es importante que cada empleado cuente con los equipos adecuados, con herramientas conectadas y colaborativas, etc.. Y sobre todo garantizando un entorno seguro para los empleados.
