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«La verdadera medida de la eficacia de cualquier organización se encuentra en su capacidad para comunicarse en todos los niveles».
Paul J. Meyer
En la era digital, la comunicación es la columna vertebral de cualquier organización y un elemento clave para su productividad. No es de extrañar, por tanto, que muchas de las herramientas tecnológicas actuales prometan mejorarla en el entorno laboral. Ahora bien, ¿ayudan de verdad a nuestra productividad o podría estar ocurriendo lo contrario?
Las tres claves de una comunicación efectiva
Comunicar no es solo una cuestión de palabras, sino un acto poderoso que influye en el comportamiento de las personas. Sin embargo, la comunicación solo es efectiva en la medida en que logra su propósito. En una organización, estos propósitos suelen ser muy variados: obtener información, conseguir que alguien haga algo determinado, etc.
Para ser efectiva —para lograr su propósito— toda comunicación depende de tres elementos clave: la claridad del mensaje, su recepción sin interferencias y la comprensión por parte de la persona que lo recibe.
El factor que más incide en cualquiera de estos tres elementos es la calidad de la atención.
La paradoja de las herramientas colaborativas
En el mundo laboral actual, muchas herramientas colaborativas se promocionan como soluciones para mejorar la comunicación de los equipos. Pero ¿lo hacen en realidad?
Al fin y al cabo, ninguna herramienta piensa cual es la mejor manera de comunicar algo a alguien. Del mismo modo que tampoco es capaz de interpretar o comprender el mensaje; es el receptor quien lo hace. Esto reduce su papel en la comunicación a facilitar y acelerar la transmisión de los mensajes.
Ahora bien, transmitir más mensajes, más rápido y por más canales, ¿es realmente comunicar mejor?
El impacto en la productividad
La comunicación inefectiva tiene un impacto negativo y muy directo en la productividad, ya que las distracciones y la confusión causados por la una mala comunicación suelen conducir a errores, retrasos e incluso a fricciones personales.
De todos modos, el problema no son las herramientas sino el mal uso que se hace de ellas, casi siempre por falta de formación. Sea por la razón que sea, lo cierto es que, en la práctica, el efecto que causan estas herramientas es contraproducente. En vez de facilitar y mejorar la comunicación, lo que a menudo hacen es aumentar el ruido y multiplicar las interrupciones.
Buenas prácticas para una comunicación efectiva
Aun así, no todo está perdido. La solución puede mejorar de forma notable con la simple adopción de algunas buenas prácticas sencillas como las siguientes:
- Establecer protocolos para el uso de las herramientas de comunicación que permitan tener claras las pautas sobre cuándo y cómo utilizarlas en el equipo. Los resultados de esta medida en cuanto a la reducción de ruido y de las distracciones suelen ser espectaculares.
- Facilitar la atención plena. Es importante acabar con la creencia errónea de que es necesario estar permanentemente conectados y disponibles. El futuro del trabajo es asíncrono y no hay motivo para retrasar la adopción de esta excelente práctica. Cuando no estás presente en lo que estás haciendo, tu productividad se desvanece.
- Invertir en formación. Como decía el maestro Peter Drucker, «la efectividad no es innata, pero cualquiera puede y debe aprenderla». Hay infinidad de buenas prácticas de efectividad sencillas que, una vez interiorizadas, pueden obrar maravillas, no solo en la productividad del equipo sino incluso en la tranquilidad y en la paz mental de las personas.
Conclusión
La comunicación efectiva es esencial para la productividad en el trabajo. Si bien las herramientas colaborativas pueden ser muy útiles, esto solo es cierto cuando se utilizan bien. De lo contrario, afectan a la comunicación de manera negativa, disminuyen nuestra productividad y contribuyen a generar ansiedad y estrés.
Para estar a salvo de la relación perversa entre comunicación y efectividad es necesario buscar un punto de equilibrio entre la velocidad de transmisión y la calidad del proceso.
El primer paso para ello es reconocer el papel esencial que juega la atención en cualquier comunicación y el daño extremo que las interrupciones causan, no solo a la comunicación, sino a la productividad en general y a la salud mental de las personas en particular.
Por eso es crucial repensar las estrategias de comunicación en las organizaciones y replantearse la conveniencia del uso indiscriminado de herramientas sin la formación adecuada sobre su uso efectivo.
Porque, en definitiva, inundar las organizaciones con armas de destrucción masiva de la atención nunca contribuirá a mejorar la comunicación y, con ello, la productividad.
