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¿Te encuentras en alguna de estas situaciones?
Atascado en las tareas administrativas
Manuel es Director de RRHH en una empresa de 1500 empleados. Su equipo gestiona los procesos administrativos de nómina y personal diarios con la ayuda de una aplicación de RRHH y un sinfín de hojas Excel y otros ficheros Office (Word, emails, etc.). Algunos, se utilizan para hacer cálculos o para enviar cartas, otros les llegan por correo electrónico a través de los managers. Todo esto, mantiene al equipo muy ocupado dedicando la mayor parte de su tiempo a gestionar tareas administrativas como el registro de las contrataciones, las bajas, los cambios de la gestión con las mutuas, etc. A Manuel le gustaría que su equipo pudiese dedicar más tiempo a otras cuestiones que sabe les aportarían un mayor valor a la empresa como implantar un programa de onboarding para los nuevos empleados o desarrollar un plan de evaluación acorde a las nuevas demandas digitales. Sin embargo, a pesar de haber estado analizando algunas soluciones tecnológicas que le ayudarían a gestionar estas tareas administrativas de forma más efectiva, Manuel no sabe cómo plantearle esta necesidad a su CEO, siendo consciente que demostrar el retorno de la inversión en RRHH nunca ha sido fácil.
Varios meses de proyecto y todavía no se ven resultados
Elena es directora de proyectos de IT en una conocida empresa de ropa internacional con sede en La Haya. Hace nueve meses, la compañía decidió adquirir un software de RRHH. Los principales objetivos eran la unificación de datos entre los diferentes países en los que la compañía tiene presencia y la automatización de todos los procesos administrativos más básicos. Además, la compañía pretendía ir un paso más allá e implementar un sistema de planes de carrera y desarrollo a nivel internacional. Durante este período, Elena ha estado viajando por todo el mundo y reuniéndose con los diferentes managers locales para ir poniendo en marcha el software. Está siendo un proceso difícil, pero también muy gratificante, porque poco a poco se va observando como esta unificación va a simplificar mucho las diferentes tareas. No obstante, todavía queda mucho por hacer; los empleados apenas han comenzado a utilizar la solución y, por el momento, no se están percibiendo los beneficios. Transcurrido un año, justo cuando Elena ha finalizado el proyecto, los empleados ya están formados en la nueva tecnología y el software va a empezar a dar sus frutos, se da cuenta de que para la dirección este proyecto ya ha comenzado a perder credibilidad.
El retorno de la inversión en la tecnología de RRHH
El caso de Elena es muy común, ya que muchos directivos no son conscientes del tiempo que conlleva la puesta en marcha de un proyecto de este tipo y tanto ellos como sus equipos, acaban desilusionados al no obtener resultados en el corto plazo. Esto, en el peor de los casos, les conduce a tomar decisiones precipitadas y a recurrir a la compra de otro software diferente con la esperanza de encontrar un retorno rápido. Este tipo de planteamiento suele ser erróneo y los atrapa en un círculo vicioso que no da respuesta a sus desafíos adecuadamente.
El caso de Manuel tampoco es tan inusual. Resulta sorprendente comprobar cómo todavía hay muchas empresas que no saben cómo aprovechar al máximo la tecnología o que confunden la digitalización, con la sustitución del papel por una hoja de cálculo. Y eso ocurre normalmente por la desconexión que suele haber entre las tecnologías de la información (TI), la gestión del cambio y la reingeniería de procesos.
Sin embargo, somos conscientes del beneficio que supone la introducción de la tecnología en muchas áreas de las compañías y, como veremos más adelante, para la evolución de la propia organización. Entonces, ¿cuál es realmente el problema? Es relativamente fácil poder identificar los beneficios que la tecnología nos pueden aportar para facilitar nuestro trabajo diario. Por ejemplo, gracias a la tecnología, la dirección puede contar con una visión 360o de toda su organización, conocer su headcount en tiempo real o hacer un seguimiento de diferentes indicadores, como el índice de la rotación, los costes, etc. Para RRHH también supone importantes ventajas, como contar con una base de datos única, reducir la carga de tareas administrativas o mejorar la comunicación y el orgullo de pertenencia de sus empleados. Lo que resulta más difícil es asignar un valor a estos beneficios cualitativos y convertirlos en cuantitativos o tangibles para presentar unos números que, a los directivos, y en especial al CEO y al CFO de la compañía, les ayuden a tomar decisiones.
El verdadero problema radica en demostrar cómo estos beneficios cualitativos de la tecnología de recursos humanos simplifican el trabajo y mejoran la productividad y el rendimiento en toda la fuerza laboral. Los directivos además necesitan comprobar cómo la tecnología mejora la productividad de sus empleados y cómo esto se ve reflejado de forma tangible en el balance financiero y en el rendimiento general de la empresa.
¿Por qué cuesta tanto demostrar el ROI?
Demostrar el Retorno de la Inversión de cualquier tecnología, nunca ha sido fácil. Por eso surge la llamada “paradoja de la productividad”, un concepto asociado a la incorporación de la tecnología en el ámbito corporativo y que se refiere justamente a esta dificultad de demostrar el ROI.
En el ámbito del software de RRHH, una de las razones principales por las que resulta difícil demostrar el retorno de la inversión es el tratar de hacerlo demasiado pronto y no en el momento en que la tecnología ya está funcionando al máximo rendimiento y todos los empleados saben utilizarla.
Existen varias fases en la adopción de una tecnología y su conocimiento, te permitirá saber cuándo es el momento más adecuado para comenzar a medir el ROI. Para obtener más detalles, te recomendamos nuestro ebook “¿Cuáles son los retos de RRHH para demostrar el ROI de su tecnología?” para descubrir cuál es la fase idónea para hacerlo.
¿Cuáles son las claves para obtener el ROI y poder demostrarlo?
A continuación, enumeramos las principales claves para demostrar el ROI de una tecnología de RRHH a tu comité de dirección:
- Fideliza a tus profesionales: es muy importante distinguir entre el momento inicial en el que se introduce una nueva tecnología en la organización y las fases posteriores “de uso continuado” en las que se establece cuándo y cómo los usuarios continúan utilizándola. Aquellas acciones que hayamos puesto en marcha para motivar a los empleados para que utilicen el nuevo software al comienzo del proyecto, no serán suficientes para mantenerlos “enganchados” para siempre, por lo que será necesario realizar acciones de fidelización durante los siguientes dos años. Varios estudios demuestran que precisamente el rechazo a un software se produce tiempo después de su implantación. Por eso recomendamos una buena gestión de las expectativas y la ejecución efectiva de un plan de comunicaciones bien diseñado que aliente a los empleados a utilizar el software, ya que no es suficiente contar solamente con una tecnología de RRHH que proporcione un buen soporte, que sea útil y fácil de utilizar.
- Transforma los procesos de trabajo del departamento de recursos humanos: para obtener una mayor productividad en una organización, es muy importante que se lleve a cabo una transformación en los procesos de trabajo, ya que si se mantienen los antiguos procesos con la nueva tecnología, es muy probable que el proyecto fracase a largo plazo. Sin embargo, sería un error realizar este cambio de procesos al mismo tiempo que se incorpora el nuevo software. Lo ideal es realizar el cambio una vez el software ya está en funcionamiento. Descubre cuál es el momento idóneo y la metodología BPI de cambio de procesos en el ebook “¿Cuáles son los retos de RRHH para demostrar el ROI de su tecnología?”.
- Mide la productividad en el momento adecuado: como comentamos anteriormente, no sólo hemos de tener en cuenta el cómo, sino también cuándo. Comenzar a medir el retorno de la inversión de una tecnología de recursos humanos poco después de incorporarla, sería un error que nos impediría medir la productividad con éxito y detectar KPIs consistentes.
- Haz que tu compañía evolucione: el ROI no solo se mide en términos de productividad, sino también en la capacidad de hacer que la compañía progrese. Para ello, lo ideal es analizar todos los procesos que se estén llevado a cabo de manera manual y analizar cuáles se pueden automatizar. De esta manera, podremos establecer un plan para dedicar aquellos recursos que se liberen de estos procesos manuales, en tareas de mayor valor añadido para la compañía. Además, será interesante determinar qué tareas se pueden digitalizar y descentralizar desde el departamento de recursos humanos hacia los responsables de cada área. Los gerentes no solo se beneficiarán de una mayor independencia para administrar sus equipos, sino que los empleados también disfrutarán de más autonomía sobre sus datos y aspectos profesionales. De manera similar, se podrán obtener beneficios adicionales a través de los nuevos servicios que el departamento de recursos humanos podrá ofrecer, como iniciativas de bienvenida, mejor capacitación e iniciativas de desarrollo, por enumerar algunas.
La balanza de “ahorro y crecimiento”
Para ayudarte en este proceso y poder obtener indicadores concretos del ROI que presentar a tu CEO, hemos desarrollado una balanza de “ahorro y crecimiento”. Se trata de una sencilla plantilla donde podrás hacer un cálculo de los recursos ahorrados en ciertos procesos para poder reinvertirlos en otros, compuesta de las siguientes secciones:
- Parámetros: donde podrás indicar los datos sobre tu compañía que se utilizarán para realizar el cálculo.
- Balanza de ahorros: indica los diferentes procesos que quieres automatizar. Al completarla obtendrás un cálculo de ahorro en recursos.
- Balanza de crecimiento: Refleja los nuevos procesos tecnológicos en los que podrás invertir con los recursos ahorrados. Podrán ser tanto procesos administrativos más avanzados, como de gestión del talento.
Descarga esta plantilla en este link: “¿Cómo medir el ROI de una tecnología de RRHH (checklist + plantilla)?”.
