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Si existe un documento que simboliza la gestión de la nómina, ese es el recibo salarial. Podríamos decir que un 85% de los colaboradores lo consultan cada mes y muchos son los empleados que constatan errores. Estos fallos e irregularidades – ya sea que estén vinculados con las normativas legales, las retribuciones salariales o incluso las horas trabajadas, son susceptibles de aparecer. ¿Cuáles son los errores más frecuentes? ¿Y cuáles son las consecuencias para las organizaciones? Los riesgos son reales a la hora de gestionar este proceso crítico para las organizaciones y la rigurosidad aplicada que se debe aplicar a esta tarea debe ser máxima si queremos evitarlo.
1- Los conceptos retributivos y sus posibles errores
Cada vez son más numerosas las variables que se deben considerar a la hora de calcular las prestaciones de cada empleado (promociones, vacaciones, contratos a tiempo parcial, etc.), lo cual trae consigo más problemas a la hora de controlar los conceptos retributivos abonados.
Y aunque se preste la máxima atención a la calidad de la información declarada, los cambios que se comunican a través de un correo electrónico, una llamada, etc. pueden tener información incorrecta, pudiendo omitir detalles importantes que podrían repercutir en los derechos de los colaboradores.
Los profesionales de nóminas no están exentos de incidencias en la gestión del fichero CRA (mensaje mediante el cual se envían a la Seguridad Social los conceptos que perciben los trabajadores). Sin embargo, resulta posible minimizar el riesgo de errores a través de una solución de nómina que genere estos ficheros con actualizaciones legales de manera automatizada. De esta forma se evita que la Tesorería de la Seguridad Social detecte algún fallo y la organización pueda enfrentarse a una sanción.
2- Los “dolores de cabeza” del registro horario y control de ausencias
La incorrecta liquidación de las bajas médicas, los permisos retribuidos o no retribuidos, las horas trabajadas o las extras, generan pagos indebidos y/o pagos en exceso. Estos errores, que repercuten en el salario de los empleados afectados con el consiguiente impacto directo en las finanzas de la empresa.
En consecuencia, ya sea ventajoso o desfavorable para los empleados, estas irregularidades dan lugar a procesos de regulación llevados a cabo por los profesionales de nómina, pero desafortunadamente en ocasiones también por el departamento jurídico, cuando los casos son llevados ante los tribunales.
En términos de tiempo y movilización de recursos, existe por tanto un coste real para las organizaciones. Sobre todo, porque ambas partes disponen de un tiempo limitado para impugnar las cantidades abonadas. Esto implica volver sobre los registros y las cuentas durante un periodo más o menos largo para regularizar la situación.
Además, existe siempre la obligación de devolver ese importe o compensarlo en el pago de futuras nóminas, según el acuerdo alcanzado entre el colaborador y la empresa.
Detrás de los problemas económicos y legales (con un impacto en los resultados económicos de la empresa), el Employer Branding de la organización y la Experiencia del Empleado también se ven perjudicados a causa de la mala gestión del tiempo y de las ausencias de los colaboradores.
3- Datos obligatorios
La nómina debe incluir una serie de detalles legales, como la naturaleza y el importe de otros pagos y deducciones, el plus de transporte, las notas de gastos y las indemnizaciones.
Sin embargo, cuando los empleados consultan sus nóminas, a veces observan anomalías, sobre todo en lo que respecta la correspondencia real entre la categoría profesional y los grupos de cotización. En la nómina debe indicarse correctamente los datos de cada empleado, los devengos, las deducciones IRPF, las cotizaciones a la Seguridad Social, la base de retención de IRPF en la nómina, etc. Son tantos datos por observar detenidamente dependiendo de la situación de cada empleado, que algunas veces las actualizaciones propias de la empresa se pasan por alto.
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