El coste oculto de la mala programación de horarios

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Alberto del Barrio de Pablos (Founder- CEO en Decide Soluciones)

No hay duda de que en el sector del comercio minorista una mala programación del personal genera ineficiencia y un coste oculto que no debe pasarse por alto si desea cuidar de los márgenes y beneficios económicos.

Los empleados por hora son esenciales para la industria minorista y, a largo plazo, el futuro de las organizaciones que los contratan. A pesar de esta interdependencia, existen algunos procesos cruciales que generan fricciones entre las necesidades del negocio y de los empleados. Un punto en el que esta fricción es más patente es en el proceso de planificación de horarios de personal. Esas fricciones se manifiestan cada vez que el empleado debe hacer frente a las horas por exceso o, por defecto derivadas de una mala planificación. Si este error es muy frecuente, inevitablemente generará bajas de empleados.

Vayamos al origen del problema. Hoy en día los retailers deben hacer frente a un mercado altamente competitivo que solicita un servicio de calidad y atención personalizada, mientras que el precio se mantiene como uno de los ejes más importantes en las decisiones de los compradores. Al final un servicio al cliente de calidad y un precio competitivo ponen presión a la baja de los beneficios y el margen.

Con el fin de reducir los costes, proteger los márgenes y mantener las tiendas con suficiente personal para dar un buen servicio al cliente, los directivos de los retailers han  cortado los presupuestos de IT confiando en sistemas y procesos obsoletos. Como resultado, muchos retailers siguen generando horarios manualmente que generan ineficiencias y profundizan la desalineación empleador-trabajador.

Algunas investigaciones «Outmoded Scheduling Tools Result In Short-Staffed Retailers» revelan que el 57% de los retailers todavía realizan manualmente la planificación semanal de os empleados por hora y el 56% de los empleados recibe sus horarios con una semana o menos de antelación. Este periodo de tiempo puede hacer la vida difícil para el empleado, ya que tiene que adaptarse a las obligaciones personales con menos flexibilidad y tiempo. Por su parte, los retailers tienen que gestionar en urgencia las cancelaciones de turnos de los empleados que se producen en el último minuto.

Horarios de empleados impredecibles, inconsistentes o de otra manera desleales no ocurren sin consecuencias. Los malos hábitos en la programación de horarios tiene un  coste real para la rentabilidad de la empresa y el éxito, generando más costes imprevistos cuando los retailers tratan de contener y reducir gastos.

Además, la planificación inconsistente informada a los empleados en último momento , no sólo inhibe la capacidad de los trabajadores para planificar las obligaciones profesionales y personales, sino que también fomenta el absentismo, la insatisfacción y la rotación eventual de empleados.

En particular, el posterior problema es común en la industria minorista. De hecho, el 34% de los retailers reportan una tasa de rotación trimestral de sus empleados por hora del 26%; con un 33% que afirma que esta tasa se incrementó en los últimos dos años. La rotación de empleados no tienen ningún coste depreciable, en promedio, como se informó en nuestro anterior post «La importancia de la planificación para el compromiso de los empleados», la sustitución de un trabajador cuesta hasta 4.000 $ (3.600 €) y más de 60 horas de formación. Y hay que tener en cuenta que adicionalmente al coste,  la calidad de la experiencia del cliente cae.

También vale la pena señalar, que las prácticas hostiles de planificación de los empleados prorrogan diferente impacto en los empleados en función de su edad, siendo pero en los empleados más jóvenes. Para los trabajadores por hora más jóvenes, las discrepancias de programación pueden ser motivo para dejar el trabajo. Más del doble de los empleados por hora entre 18-25 años dejaron su último trabajo, debido a la recepción de horarios inconsistentes en comparación a los comprendidos entre los 46-60 años de edad (35% v. 16%). Con los MIlennials instalándose como  la primera fuerza de trabajo mundial (34% en comparación con el de la generación X y el 32% de los Baby Boomers 31%), las deficiencias en la planificación serán finalmente, imprescindibles para los retailers.

¿Por qué generar programas inteligentes manualmente es tan difícil?
Porque los horarios inteligentes deben satisfacer las necesidades de los empleados y negocio y esto puede ser un acto de malabarismo para el gerente de tienda debido a que tienen el reto de conseguir todos los retos marcados. Entre los objetivos por cumplir se incluyen:

  • Maximizar servicio al cliente con el fin de aprovechar las máximas oportunidades de venta
  • Minimizar y reducir los costes laborales
  • Cumplir todas las normas laborales
  • Maximizar la satisfacción del empleado

Cada uno de estos objetivos presiona en diferentes direcciones, y esto se refleja en que el 75% de los empleadores dicen que la parte más difícil de la planificación es la asignación de turnos que se adaptan a las necesidades tanto de la disponibilidad de personal como de negocios. Estas dificultades se reflejan en el resultado; el 29% de los empleados afirma que rara vez recibe consistentes horarios de trabajo.

Resumiendo, empresas que hacen poco por afrontar estos problemas de planificación, tendrán dificultades para atraer a empleados de calidad y proporcionar satisfacción a sus clientes. A menos que las compañías  tomen medidas, la brecha entre las empresas y su personal se ampliará, lo que disminuye la satisfacción de los empleados y la rentabilidad de las propias  empresas.

Para evitar la falta de personal en momentos claves de visitas de potenciales clientes ,  y la imprevisibilidad, las empresas tienen que ser hábiles en el proceso de planificación de horarios de personal. Afortunadamente, el estado del arte en el análisis de datos y el software han progresado en los últimos años. Una forma viable de aliviar todos estos problemas será mediante el uso de software para la planificación de horarios con capacidades analíticas avanzadas.

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ESCRITO POR

Experto Meta4

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