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¡Las áreas de Recursos Humanos, no pueden dejar a un lado la transformación digital! Y de la misma forma que procesos como la selección o la evaluación del talento, forman parte de la hoja de ruta de la digitalización de las compañías, la gestión de la nómina, uno de los procesos más críticos para las organizaciones, también debe ser tenida en cuenta como parte fundamental de los proyectos de digitalización de RR.HH de las organizaciones. Basándose en el uso de las nuevas tecnologías, el reto consiste en permitir que los profesionales responsables de gestionar las nóminas, sean más productivos gracias a una gestión más eficaz y segura. ¿Qué conocimientos se necesitan para llevar a cabo la digitalización de la gestión de nómina? ¿Cómo desarrollar las competencias de estos profesionales? ¡En este post te lo contamos!
¿A qué nos referimos cuando hablamos de la digitalización de la nómina?
Hoy en día, nos referimos a la desmaterialización de la plantilla de nómina (envío del recibo de salario, tratamiento de los elementos de pago, informes de gastos, seguimiento de empleados…) y a la digitalización de la gestión administrativa de los empleados (preparación de declaraciones sociales a diversas entidades como fondos de pensiones, mutuas, etc.).
5 razones para digitalizar tu nómina
Las ventajas y beneficios de gestionar la nómina de manera 100% digital son múltiples, sin embargo, podríamos destacar algunas de las más importantes como;
- Mayor productividad en el departamento de RR.HH. y por consiguiente una mejora en la experiencia del empleado.
- Ahorro de espacio físico: el almacenamiento digital permite ahorrar mucho espacio dedicado al almacenamiento de documentos en papel.
- Contribución a la protección medioambiental: reducción de la cantidad de impresiones y del uso de papel.
- Optimización de los costes de la gestión: ahorro de dinero al utilizar por ejemplo un recibo electrónico de la nómina a través del uso del Portal del Empleado.
- Procesos más agiles: reducción de las tareas más tediosas para los equipos de Recursos Humanos, fácil seguimiento, centralización de datos, etc.
Implementación de un software de nómina eficaz e innovador
La elección de la solución de nómina más adecuada y que se adapte a las necesidades de tu organización, resulta un aspecto crítico. ¿El objetivo principal? Gestionar y automatizar la totalidad de todos los procesos de RR.HH., incluyendo la nómina. Una solución de nómina debe ser capaz de:
- Resolver los errores más comunes que surgen en la ejecución de la nómina, plantilla o liquidación de sueldos.
- Elaborar las nóminas teniendo en cuenta los elementos variables.
- Desmaterializar y almacenar las plantillas.
- Gestionar el cumplimiento normativo con la máxima garantía y a tiempo.
- Generar dashboards o cuadros de mando para construir los informes necesarios.
Otra importante ventaja a destacar, es la movilidad. Los colaboradores pueden acceder a la solución desde cualquier lugar, con un solo requisito: disponer de una conexión a internet. Tras el 2020, pudimos comprobar cómo gracias a las soluciones Cloud, las organizaciones que ya habían digitalizado sus procesos, pudieron conectarse a sus aplicaciones de Nómina con la máxima flexibilidad y agilidad sin que la crisis sanitaria vivida por el Covid-19 afectase a la continuidad de sus negocios.
Sin embargo, no se trata únicamente de adquirir una solución adaptada para digitalizar un servicio de nómina, ¿por qué? Con la transformación digital, la función del responsable de nóminas ha tomado una nueva dirección. El software es, por tanto, un medio que redefine el trabajo del gestor.
Los profesionales de nómina en el centro de la evolución de la empresa
En la actualidad, es el responsable de gestionar la nómina quien analiza, gestiona y optimiza. Quien a su vez debe garantizar el cumplimiento de todos los procesos establecidos, para cumplir los plazos ineludibles en materia de nóminas. Sin embargo, también deben adaptarse a los continuos cambios que van surgiendo que pueden dificultar aún más la gestión del cumplimiento.
¿Cuáles son las habilidades de un responsable de nóminas en este nuevo contexto?
Ciertas habilidades técnicas son necesarias, principalmente el manejo de las herramientas digitales. Cada vez resulta menos frecuente escuchar hablar sobre “el gestor de entrada de datos”, ya que en su lugar se evidencia la necesidad de contar con un colaborador capaz de adaptarse rápidamente a las soluciones digitales específicas para la gestión de la nómina. Y por supuesto, no hay que olvidar el conocimiento del contexto económico, normativo y social, ya que resulta primordial.
¿Dónde quedan las soft skills?
- La capacidad de adaptación es necesaria. Con una normativa evolucionando constantemente, la vigilancia rigurosa y permanente para cumplir la ley recae directamente en la responsabilidad en los profesionales encargados de gestionar las nóminas.
- Las habilidades de comunicación son imprescindibles. Ya que estas resultan de suma importancia a la hora de delegar ciertas misiones a otros empleados.
En definitiva, un responsable de nómina debe contar con una visión global y previsora para focalizar su trabajo y el de sus colaboradores en tareas que aporten valor en la transformación digital de sus organizaciones, fundamentalmente, en todas aquellas vinculadas a la gestión del capital humano.
¿Cómo potenciar las competencias de los profesionales de Nómina?
Implementar nuevas herramientas requiere potenciar ciertas competencias. La digitalización y actualización del área de nómina debe realizarse dentro de un modelo pedagógico y gradual. El acompañamiento de los profesionales implicados en este tipo de cambios es indispensable.
En primer lugar, resulta conveniente proponer programas formativos relativos a la transformación digital de las diferentes funciones de Recursos Humanos, con módulos dedicados específicamente a la gestión de nóminas. Con el fin de entender las problemáticas más importantes en la digitalización de la nómina, realizar un diagnóstico sobre su madurez digital en la organización, adaptar las herramientas más adecuadas, al igual que identificar los indicadores de rendimiento o KPIS que permitan hacer un seguimiento de los avances realizados.
Por otro lado, las soluciones digitales especializadas en la gestión de la nómina como la solución Cloud-Multitenant de Cegid, permiten optimizar los ratios de coste y nivel de servicio (seguridad y protección de los datos, rendimiento y operatividad) reducir la complejidad y tiempo de los proyectos de implantación, contar con una herramienta permanentemente actualizada y cumplir con las normativas con la máxima seguridad.
