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Un procedimiento de selección interna que se basa en la confianza es el programa de referidos, en el cual los responsables de la contratación solicitan a los colaboradores que sugieran a sus conocidos para enviar su CV a una posición vacante dentro de la organización.
¡No te preocupes! En este post te contamos qué es y como implementar el programa de referidos adecuadamente para ayudarte a seleccionar el talento de manera eficaz.
¿Qué es la cooptación o programa de referidos?
La palabra cooptación nace del latín coopta, onis, que significa escoger o incorporar. Como indica su definición, consiste en incorporar al talento idóneo, pero en este caso: basándose en el networking de los empleados. De hecho, es la técnica de selección más antigua del mundo ¡pero atención! No debemos confundirlo con el concepto de “enchufe”, ya que la recomendación del talento no tendrá un trato especial y será elegido de una manera formal (aunque una parte del proceso de selección haya resultado más corta).
Algunas empresas lo denominan programa de referidos y otras, sistema de cooptación y hasta hace poco solía ser realizado de manera informal, sin embargo, actualmente forma parte de las estrategias de selección de talento implantadas en muchas organizaciones.
Sus ventajas son múltiples, por un lado, los empleados se sienten valorados, al entender que su opinión cuenta, lo que permite que asuman un roll de embajadores ayudando a mejorar el Employer Branding de la organización. Por otro, la empresa obtendrá currículos de calidad con un primer filtro llevado a cabo por sus propios empleados, perfiles que tendrán un conocimiento más profundo sobre la empresa, garantizando la fidelización y la retención del talento.
¿Cómo elaborar un programa de referidos o de cooptación eficaz?
Vacantes explicitas
Todo comienza por una descripción de la vacante clara, concisa y que incite a los empleados a compartir entre sus círculos de conocidos, amigos o familiares, compañeros, etc.
Si bien, la mayoría de las empresas utilizan su web para publicar los anuncios que serán compartidos internamente y en seguida recomendados de manera informal, hoy en día existen soluciones tecnológicas que permiten gestionar estas recomendaciones de manera oficial.
La innovadora solución Cegid Talentsoft, por ejemplo, cuenta con una innovadora funcionalidad que permite, con tan solo un clic, abrir las vacantes a la cooptación, al igual que realizar un seguimiento de manera organizada y obtener una visión global de los referidos o cooptados.
Reglas claras
Es importante compartir las vacantes abiertas a la cooptación, acompañadas de un texto que resuma las siguientes condiciones:
- ¿Quién puede cooptar?: ¿empleados con contratos indefinidos, con más de 6 meses o un año de antigüedad?, ¿todos los empleados sin límite de antigüedad, sin importar el tipo de contrato?)
- ¿Se concederán recompensas o premios?: Esto dependerá de cada organización, en algunos casos prefieren entregar premios como estancias en hoteles, viajes, etc. y en otros, se promueven los programas de este tipo con recompensas económicas muy atractivas.
Serán las proprias empresas quienes decidan si los premios y/o las recompensas se entreguen cada vez que ser formalice una contratación o a partir de X número de contrataciones firmadas en el marco del programa de cooptación o referidos.
- ¿Cuántas personas deben recomendarse por vacante? Es posible que los empleados conozcan un gran número de personas que podrían adaptarse a una sola vacante, por lo cual es importante determinar un número limitado de recomendados por cada proceso de cooptación.
- Solicitar referencias sobre la cooptación: No se trata solamente de indicar que un conocido es apto para una vacante o de enviar su currículo, sino de argumentar porqué es la persona adecuada para ese empleo.
Motivar e incentivar
Crear publicaciones atractivas internamente para que los empleados compartan las vacantes en sus redes sociales, a través del correo electrónico, etc. permitirá que estas tengan una mayor visibilidad. Se debe sacar provecho igualmente de las herramientas de comunicación interna de la empresa para invitar a los empleados a participar del programa de cooptación (o referidos), indicando las recompensas a las que tendrán acceso si gracias a ellos, la empresa encuentra al talento adecuado.
Indicar de qué manera se hará el seguimiento de la cooptación inspira confianza y reconocer que los empleados son los mejores embajadores de la marca para convencer a otras personas de trabajar en la empresa, fideliza a cada uno de ellos.
Ventajas de utilizar la cooptación para ciertos procesos de selección de profesionales
Encontrar el talento escaso
A través del networking de los empleados, se puede llegar a ese talento tan valioso que lleva muchísimo tiempo localizar y que en muchas ocasiones no se encontraba.
Por otro lado, los empleados son los primeros interesados en atraer el talento que mejor encaje con la cultura y valores de la organización y que tenga potencial de quedarse en la empresa, ya que también entra en juego su fiabilidad.
Optimizar los costes de contratación
Por medio de los programas de referidos, los equipos de RR.HH. se ahorran una parte del proceso de selección. Los propios empleados se encargarán de hacer un pre onboarding en el cual expliquen no solo la vacante si no el funcionamiento de la empresa, su visión, sus valores, fidelizando al futuro talento incluso antes de tener el primer contacto con él o con el responsable del proceso de selección.
De esta manera, el proceso de selección se reduce en tiempo y por tanto en coste. Se dice que, gracias a un programa de cooptación, el proceso de contratación dura una media de 29 días, contando desde el día en el que se anuncia la vacante.
Reducir el porcentaje de rotación
Antes de recomendar a un futuro talento, los empleados suelen asegurarse que la persona se adapta a las necesidades de la empresa, a sus valores y expectativas. Seleccionar una recomendación de profesionales cualificados gracias a la cooptación, mejora la calidad de los equipos y permite evitar un abandono precipitado del puesto de trabajo.
Asimismo, un empleado que busca “seducir” a su entorno hablando de manera positiva de la empresa, dará a conocer elementos que serán clave para la decisión del futuro talento, permitiendo que este sea consciente de las problemáticas internas.
Los errores que no debes cometer
Involucrar solo a una pequeña parte de los empleados
Es frecuente que las organizaciones limiten el programa de cooptación o de referidos a cierto tipo de empleados, ya que alguien que lleva más tiempo en la empresa, normalmente suele tener un criterio más acertado de las necesidades de esta.
Sin embargo, uno de los objetivos de la cooptación es mejorar el Employer Branding, cuanto más empleados estén implicados en este tipo de programas, más satisfactorio podrá ser el resultado.
No utilizar incentivos
Aunque tu organización cuente con empleados comprometidos y felices de trabajar en la empresa, estos necesitan un estímulo externo para participar en un proceso de selección de este tipo. Sin recompensas o premios, el programa de cooptación puede ser percibido como una simple recomendación informal o incluso hasta como un “enchufe”.
Utilizar la cooptación como única estrategia de selección
No es un secreto que acelerar los procesos de selección es demasiado tentador, pero utilizar solamente programas de cooptación para ello, puede producir escasez en la diversidad de perfiles.
Si la empresa acaba contratando perfiles que se asemejen a los empleados actuales, va a homogenizar los equipos ganando en ciertos aspectos de rendimiento, pero quizá perdiendo fuerza en la creatividad y desarrollo de competencias.
Como conclusión
Aunque es uno de los métodos de selección más antiguo, desde hace muchísimos años se ha realizado manera informal. Hoy en día, gracias a plataformas tecnológicas como Cegid Talentsoft, las organizaciones tienen la posibilidad de integrarlos en su estrategia de selección de talento.
Es un hecho que los programas de referidos o cooptación, ayudan a mejorar el Employer Branding, ya que motiva a los empleados a promover las vacantes disponibles en la empresa, dándoles visibilidad.
Por otro lado, es una herramienta estratégica que permite reducir los costes de ciertas contrataciones, especialmente las que conciernen a los perfiles más demandados en el mercado.
