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“¡Me paso el día en reuniones y en conversaciones con unos y con otros: a ver cuándo me dejan trabajar!”. Esta amarga queja se escucha con frecuencia por parte de profesionales que sienten la presión de una carga alta de trabajo y se ven interrumpidos por actos de comunicación que, a su juicio, les distraen de su tarea principal.
En realidad, una comunicación efectiva es una de las herramientas que más contribuyen a la consecución de los resultados. No es una buena idea contraponer comunicación y trabajo, como si unos se dedicaran a hablar a todas horas, y otros son los que sacan la tarea adelante. Comunicar es trabajar, siempre que tengamos en cuenta algunas reglas básicas.
- Propósito. Antes de cada reunión (presencial o virtual), de cada conversación (de palabra o por escrito) vale la pena preguntarse: ¿qué cambio efectivo espero provocar o inducir como consecuencia de este acto de comunicación? Comunicar no es solo contar las cosas que pasan; en un contexto profesional, es la palanca de la que disponemos para hacer que las cosas pasen. Una comunicación efectiva es la que modifica una situación de partida. Si sentimos que, tras una reunión, una conversación, las cosas siguen exactamente igual que antes, tal vez esos actos de comunicación sean prescindibles.
- Atención. Otra pregunta básica al diseñar una interacción con otras personas es si capto su atención. Conviene identificar las señales que envían los interlocutores y que revelan si conectan o no con lo que transmitimos: miradas, posición corporal, expresión facial, intervenciones en un chat, etc. En reuniones virtuales, es recomendable solicitar que se activen las cámaras. Si perdemos su atención, debemos cambiar de estrategia o hacer un descanso, ya que en esa situación perdemos el tiempo. El mejor truco para captar la atención es ser empáticos y ponernos en el lugar de los interlocutores. Partimos del principio de que a nadie le importa mi “historia”, a cada uno le importa su propia “historia”. Solo si conecto con las preocupaciones, intereses y expectativas de los demás, puedo reclamar algo tan valioso como su atención.
- Claridad. La comunicación es efectiva cuando los interlocutores salen con una idea clara de los asuntos tratados. Conviene abordar una sola cuestión cada vez que interactuamos con otras personas. Si pretendemos resolver muchos asuntos en una reunión, al final los participantes saldrán sin una idea precisa de lo que hemos tratado, por falta de foco. Una manera de conseguir que el mensaje llegue con claridad es preparar muy bien las conversaciones que tengamos: la claridad es la cortesía de los sabios, mientras que la confusión es la barrera tras la que se ocultan las personas que abordan asuntos sobre los que no tienen preparación.
- Manejo del tiempo. La comunicación no nos hace perder el tiempo, nos permite aprovecharlo. Para eso, hay dos recomendaciones prácticas: empezar y acabar a la hora; y ser breves. Hay reuniones extraordinariamente eficaces que duran diez minutos o menos. Hay conversaciones que marcan el rumbo de un proyecto o de una carrera profesional que ocupan espacios cortos en nuestra agenda. Esto no obsta para que, en situaciones especiales, una persona requiera que le dediquemos una mañana, o un día completo: por la situación que atraviesa, o porque es el tiempo que necesitamos para recomponer la relación con ella. Un buen comunicador sabe cuándo debe aplicar la regla (conversaciones breves) y cuándo la excepción (tomarnos el tiempo que haga falta).
- Adecuación a los interlocutores. Los mejores comunicadores saben adaptar sus mensajes a las características de las personas a las que se dirigen. No vale tener un “discurso” brillante bien preparado y utilizarlo con independencia del entorno. A veces hay que ser muy llanos, y en otras ocasiones hay que utilizar un lenguaje muy formal. Hay circunstancias en las que debemos poner el énfasis sobre los aspectos técnicos, mientras que con otro colectivo destacamos la parte motivacional. De nuevo, la clave es construir la comunicación desde los demás, teniendo en cuenta lo que necesitan, no desde nosotros, considerando solo el mensaje que queremos transmitir.
- Interacción. Si al comunicar pretendemos provocar un impacto efectivo en los demás, el requisito es que nosotros mismos estemos también abiertos a reconsiderar nuestra posición de partida si los argumentos presentados por la otra parte son consistentes. Hay gente que pretende convencer a otros sin moverse ni un ápice de las ideas con las que abordan la conversación. No suele funcionar. Somos más propensos a dejarnos influir por personas que se muestran abiertas a considerar nuestros puntos de vista. Los comunicadores débiles prefieren no exponerse a ese juego de influencias recíprocas. Los comunicadores con convicciones más sólidas no tienen inconveniente en contrastar sus propuestas en un diálogo abierto.
