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Escrito por Carlos Castellanos
Es frecuente escuchar los múltiples beneficios que la adopción de una solución Cloud aporta a las organizaciones, pero ¿en qué consisten esas ventajas? ¿Y cuál es su aplicación específica dentro del ámbito de los Recursos Humanos? es decir ¿cuáles son las ventajas que este tipo de modelo proporciona a los profesionales de esta área en el desempeño de sus funciones diarias?
Resulta un hecho contrastado que el Cloud Computing se está convirtiendo paulatinamente en una realidad en muchas áreas de la organización. Con la tecnología Cloud -en la nube- la aplicación en cuestión, se aloja en un servidor externo, por lo que no requiere de una instalación local por parte del usuario ya que este sólo necesita una conexión a internet para acceder a la aplicación. El fabricante de la solución se encarga de su mantenimiento y de que esta siempre esté disponible y actualizada. En la nube se alojan múltiples clientes que comparten una serie de elementos comunes de infraestructura y comunicaciones, lo cual reduce también los costes para acceder a este tipo de soluciones. Cada cliente contrata un servicio de acceso con el proveedor y paga por el uso real que hace de éste, en contraposición al modelo tradicional donde el cliente compra a priori una licencia de uso del sistema.
Cuando pensamos en los departamentos de Recursos Humanos, además de esta mayor autonomía y menor coste, el modelo Cloud aporta una serie de ventajas adicionales para la gestión de personas.
¿Por qué deberíamos considerar la nube para alojar nuestra solución de Recursos Humanos?
Garantiza una integración más rápida con el resto de aplicaciones empresariales
Gracias a que las conexiones ya están pre-configuradas con una amplia gama de servicios y productos como agencias de reclutamiento, proveedores de beneficios, sistemas de control de tiempo y un largo etcétera
Accesibilidad a la nube
La nube puede ser accesible desde un gran número de dispositivos (ordenador, teléfono móvil o tableta) sin importar el punto geográfico en que nos encontremos. Procesos como la solicitud de vacaciones o el acceso a los recibos de nómina pueden ser fácilmente descentralizados a los empleados. Y en el caso de los las aplicaciones son aún más notables, permitiendo realizar aprobaciones y acceder a la información de sus empleados y unidades organizativas desde cualquier emplazamiento.
Fácil adaptación
Asimismo, se reduce el periodo de aprendizaje de la aplicación por parte de los usuarios ya que por norma general, las soluciones alojadas en la nube son más intuitivas y accesibles, suponiendo un menor esfuerzo formativo y agilizando los procesos de crecimiento de las compañías.
Todas estas ventajas son especialmente relevantes en el caso de compañías con una gran dispersión geográfica y que comparten una serie de procesos comunes, caso típico de las multinacionales. Son muchas las organizaciones de este tipo que deciden armonizar sus políticas de recursos humanos mediante una solución tecnológica global.
Escalabilidad y flexibilidad
La nube facilita que la solución pueda ser adoptada más rápidamente por todas sus filiales a escala mundial, permitiéndoles estar perfectamente integradas y conectadas entre sí. De esta forma, las delegaciones del grupo que, por diferentes circunstancias antes no tuviesen acceso a los sistemas de gestión del capital humano, podrán suscribirse y adoptar las prácticas de recursos humanos que se establezcan como corporativas, al tiempo que mantienen sus particularidades locales y autonomía de gestión en los procesos que de ellas dependan.
Esta flexibilización garantiza que la dirección de la compañía pueda disponer de gran cantidad de información de sus empleados integrada en un único sistema, hasta ahora dispersa en aplicaciones locales de cada país. De este modo, por ejemplo, las contrataciones o reducciones de plantilla quedan inmediatamente reflejadas en el sistema, lo que resulta realmente importante en términos de inversión y planificación presupuestaria. Una solución global en la nube facilita, por tanto, a las compañías matrices definir un modelo de gestión de recursos humanos global y desplegarlo en cada país en el que operen, dotando de flexibilidad y control al negocio.
Actualización automática
Por último, no podemos dejar de destacar una importante característica que diferencia notablemente una solución Cloud de Recursos Humanos de los modelos anteriores: las actualizaciones automáticas. Novedad que afecta tanto a la inversión tecnológica como a la forma de trabajar. Por una parte, como ya hemos mencionado, los diferentes usuarios de la aplicación se ahorran los costes correspondientes a la actualización y mantenimiento de la solución que corren a cargo del proveedor. Y por otro, permite a los departamentos de recursos humanos beneficiarse de las mejores prácticas del mercado que son incorporadas progresivamente a la plataforma. Además, las actualizaciones son llevadas a cabo directamente por el proveedor en la nube, lo que reduce el tiempo de acceso de los clientes. Existen casos en que esta inmediatez supone una gran ventaja, como en el caso de los cambios legislativos.
Nuestra experiencia, por tanto nos demuestra que la nube es la tecnología necesaria para acompañar a la función de recursos humanos en su viaje hacia el futuro, como parte fundamental para la toma de decisiones de las organizaciones.
