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¿Sabías que la llegada de un empleado a una nueva compañía es uno de los momentos más importantes de su relación con ella? Y es que no hay duda, la primera impresión siempre cuenta y por ese motivo, cada vez son más las organizaciones que están trabajando con intensidad para mejorar la experiencia de los nuevos empleados en todas sus fases, empezando por el momento previo a su incorporación a la empresa.
El así denominado proceso de «Onboarding» consisten en poner en marcha una serie de acciones encaminadas a facilitar la incorporación de los nuevos empleados a la compañía, y su integración en la cultura corporativa. Según un estudio de Wynhurst Group, los empleados que experimentan su entrada en la compañía a través de un proceso estructurado tienen un 58% más de probabilidad de permanecer en la plantilla después de 3 años.
Porque si hemos invertido tanto esfuerzo, cariño y recursos en nuestros candidatos durante todo el proceso de selección, en el momento de la incorporación y las semanas previas al mismo no deberíamos de bajar el ritmo. Por ello, me gustaría compartir algunas ideas y reflexiones sobre este proceso tan importante.
¿Cuáles son los objetivos principales de un proceso de Onboarding?
Una vez el candidato ha aceptado nuestra oferta, debemos poner en marcha la maquinaria de nuestro proceso de Onboarding con varios objetivos:
- Asegurar que el candidato se incorpora finalmente a la compañía y que no se desvincula del proceso en el último momento.
- Hacer que su experiencia sea memorable, aprovechando este momento de gran motivación por parte del nuevo empleado.
- Crear una red de networking, que permita a ese futuro empleado conocer a los miembros de la organización lo antes posible, mejorando los canales de comunicación.
- Acelerar la curva de aprendizaje necesaria para que nuestro nuevo empleado alcance altos niveles de desempeño en el menor tiempo posible.
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¿Qué importancia tiene la red de conexiones en el Onboarding?
Durante el proceso de acogida (Onboarding), la integración del nuevo empleado en la compañía resultará fundamental. Para lograrla, será importante ofrecerle herramientas que le ayuden a conocer y relacionarse con sus futuros interlocutores, managers, compañeros y personas de referencia, lo que hará que su primer día de trabajo le resulte más sencillo y agradable. Además, iniciar el contacto con su futuro manager será fundamental para entender la idiosincrasia de su departamento y sus objetivos profesionales; adicionalmente tener la posibilidad de conversar con su futuro equipo de trabajo le ayudará a sentirse integrado más rápidamente una vez incorporado, sin olvidar que también deberá comenzar a relacionarse con empleados de otros departamentos de la organización con los que pueda compartir intereses y afinidades. En este sentido es interesante que el futuro empleado cuente con la ayuda de un buddy – (colega de trabajo que no necesariamente está en su misma área, pero con el que comparte inquietudes, experiencias, hobbies o estudios, etc.).
«Good relationships keep us happier, healthier«- HBR Dr. Robert Waldinger
¿Qué le debes de pedir a una solución de Onboarding?
Hoy en día, resulta complicado que las organizaciones puedan llevar a cabo un proceso de Onboarding sin contar con una herramienta tecnológica de apoyo. Una solución de Onboarding, automatiza y facilita los procesos de incorporación. En primer lugar, simplifica los trámites administrativos y permite el cumplimiento de las normas legales, reduciendo de esta forma los costes asociados y liberando recursos que podrán dedicarse a tareas de mayor valor añadido, además de facilitar la creación de redes de contacto y la comunicación con otros miembros del equipo, managers y la organización.
Todo ello, con el objetivo de mejorar los procesos de integración de los nuevos empleados y de potenciar el compromiso y sentido de pertenencia del futuro empleado hacia la organización.
Lista de imprescindibles de un software de Onboarding
Antes de la incorporación, una herramienta tecnológica de Onboarding debe permitir:
- Aportar información corporativa sobre la compañía.
- Disponer de información del futuro empleado y permitir que este la pueda modificar y consultar en todo momento.
- Facilitar la gestión de toda la documentación con el correspondiente cumplimiento normativo, lo que agiliza mucho el proceso de incorporación y mejora la productividad, por ejemplo, la gestión de contratos, impuestos, seguros y documentación legal o información que relevante para la compañía.
- Permitir entablar una conversación con el manager y con el futuro equipo de trabajo del empleado.
- Facilitar al nuevo empleado la conexión con un pool de personas con intereses afines o complementarios.
- Anticipar el desarrollo profesional dando acceso a las acciones de formación y desarrollo desde el momento en el que se le ha comunicado la incorporación a la compañía.
- Y tras la incorporación:
- Continuar proporcionando información de valor al empleado que le facilite conocer la compañía, su red de contactos, etc.
- Ofrecerle actividades de inmersión relacionadas con la actividad de la compañía (eventos presenciales/online). Ejemplo: evento «Primer día en la vida de… (departamento comercial, servicio al cliente, cuáles son las políticas de…, etc…)».
- Extender este proceso a otras fases del ‘Employee Journey’: una práctica aún no muy extendida, que ayudará a construir una buena experiencia de empleado, consiste en aplicar estos procesos de Onboarding en todas las etapas de relación de ese empleado con su organización, que se producirán a lo largo de su carrera profesional.
Y para finalizar, ten siempre presente… «personaliza, personaliza, personaliza»
Una de las claves principales de este proceso es la personalización, que impactará muy positivamente en el futuro compromiso, permanencia y productividad del empleado.
En cada momento de relación con la compañía, el futuro empleado debe obtener una experiencia orientada a sus necesidades, teniendo en cuenta sus objetivos y preferencias. Para ello, ya hemos mencionado algunos ejemplos de distintas acciones que podemos poner en marcha, como contar con el acompañamiento de un «buddy» con intereses afines a él, o tener la posibilidad de acceder al plan de desarrollo antes de la incorporación, entre otras.
Sin embargo, resultará de gran utilidad tener en cuenta que esta personalización va más allá del proceso de Onboarding. Una vez incorporado a la organización, el empleado deberá continuar obteniendo una experiencia lo más personalizada posible gracias a programas individualizados como, por ejemplo, programas de mentoring, para que ese empleado se sienta dueño de su carrera y permanentemente motivado.
