Smart Working: la tecnología como motor de cambio de las personas

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Para analizar el tema que nos ocupa, –los RR.HH. y su relación con la tecnología – me permito comenzar con la mención de una frase de Dean Kamen, creador del Segway y el iBOT: “De vez en cuando, una nueva tecnología, un antiguo problema y una gran idea se convierten en una innovación». Y es que, de alguna manera, la evolución tecnológica en RR.HH. viene, en mi opinión, derivada de este mismo concepto: las necesidades surgidas en las áreas de recursos humanos (nuevas y tradicionales, y en todo caso vinculadas a partes iguales a personas y negocio), los problemas que nos han generado y obligado a responder y las grandes ideas que en muchas ocasiones la aplicación de tecnología en otros órdenes de nuestras vidas nos sugiere para el entorno laboral. Todos estos aspectos están sin duda marcando de forma decisiva la evolución de los RR.HH.

Dichos aspectos están, en mayor o menor medida, relacionados en un círculo vicioso (o virtuoso, según se mire) y que marca 4 grandes áreas de trabajo para los departamentos de RR.HH.:

  1. Gestionar la incertidumbre
  2. Ser eficientes en costes, para sí mismos y en la organización en conjunto
  3. Employee and Team Centricity
  4. Impulsar personas y negocios en un contexto global – local

Vamos a analizar cada una de ellas, desde la óptica combinada de RR. HH y Tecnología.

Gestión de la incertidumbre:

Cada vez más se necesitan datos, datos que permitan establecer sólidos cimientos para la toma de decisiones. Y es aquí donde la tecnología está marcando la diferencia. A los tradicionales cuadros de mando, que más o menos trabajosamente se obtenían, se ha sumado el uso del Business Intelligence (BI) como herramienta para la toma de decisiones. Ahora es difícil pensar en un escenario corporativo en el que el acceso a la información (más allá del dato) no sea una necesidad de primer nivel. Y aunque en las organizaciones, mayoritariamente las áreas de marketing y ventas, ya se habían subido antes a este carro, no es menos cierto que las necesidades de gestión de personas están haciendo crítica la necesidad de disponer de información, y sobre todo de disponer de información cruzada, de un auténtico modelo de analítica de datos que permita conocer qué ha pasado, que está pasando y, lo más importante, qué va a pasar.

Poder prever el éxito de nuevas estructuras, anticipar las competencias que va a necesitar nuestro equipo, anticipar el dimensionamiento de la plantilla, analítica de costes, causas de absentismo, prever desde el área de selección los profesionales que van a ser exitosos, analizar y prever el potencial o el riesgo de salida y casi cualquier aspecto que se nos ocurra es ya una realidad. Y además segmentada por diferentes perfiles, competencias, colectivos, rangos de edad, etc. es fácil, y además está al alcance de cualquier organización. Desde las más avanzadas soluciones BI que ya combinan la analítica de datos con la IA permitiendo hacer predicciones, y que pueden ser parametrizadas de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa, hasta soluciones preparadas para dar respuesta a las necesidades que con más frecuencia se plantean en RR.HH., y cuya implantación,  no requiere más de un solo día para empezar a obtener información, que puede ser directamente explotada, detallada, segmentada y proporcionada directamente por el Director de RR.HH.

Ser eficientes en costes, para sí mismos y en la organización en conjunto

Esto no es ninguna novedad. Hablamos de hacer las cosas con el mínimo coste (personas, tiempo, coste). Y es aquí donde la tecnología, como ha demostrado a lo largo de la historia, juega un papel protagonista.

Esta eficiencia en los costes hace referencia tanto a la mejora de procesos y, hacer por consiguiente las cosas de una forma más rápida y ágil, como a la capacidad de medición de forma efectiva y al resultado de las acciones y procesos que se aplican.

En este sentido herramientas de automatización y/o el uso de la tecnología RPA, nos permite llevar a cabo procesos más eficientes. Y en cuanto a la medición, anteriormente mencionada, todo lo que tenga relación con la capacidad de medir (KPIs) y disponer de herramientas que nos permitan analizar en tiempo real nuestra realidad organizativa, soportar la toma de decisiones y tomar decisiones acerca de dónde debemos invertir nuestros presupuestos, tanto en nuestras personas como en nuestros procesos, puede ser una fuente de mejora continua, tanto para los procesos de RR.HH. como para la organización y sus negocios.

Employee and Team Centricity

Por otro lado, que los empleados son personas es un hecho indiscutible. Y que los equipos se componen de esas mismas personas que trabajan de forma sincrónica en la consecución de un objetivo común también. Y es precisamente en esta gestión, más o menos individualizada de las personas y sus relaciones dentro de los equipos y de la organización en su conjunto, lo que marca la diferencia entre una gestión modélica y moderna de los RR.HH. y las antiguas prácticas de los “jefes de personal”, término que con el tiempo se transformó en Directores de Recursos Humanos (las personas como recursos) y en la actualidad a Directores de Personas o, llevado al extremo, Directores de la felicidad (laboral).

Si asumimos esto, y entendiendo que la felicidad no es un objetivo sino un camino, debemos tener la capacidad de acompañar a nuestros profesionales en ese camino. Gestionar personas es siempre complicado, pero el objetivo reside en poder llevar un trato “cercano” que genere un contacto intensivo con las personas, más común en las pequeñas organizaciones a entornos mucho más grandes.

Aspectos como; tener la capacidad de conocer y mejorar las competencias de nuestros profesionales,  el establecimiento de una comunicación bidireccional individualizada, la gestión del tiempo, la generación de dinámicas de equipo diferentes basadas en la realidad de las personas o el conocimiento detallado de los intereses, expectativas y deseos y la gestión de los mismos, son elementos clave en la generación y sostenibilidad de organizaciones “sanas” y generadoras del compromiso en nuestros profesionales.

Situaciones como la actual, con un aumento del teletrabajo (en España se ha pasado del 3 al 11 %, lejos aún del 25% de países como Finlandia) hacen cada vez más necesario el uso de la tecnología, que nos ha permitido mantener estables nuestros procesos de trabajo. Sin embargo, la pérdida del contacto humano ha hecho necesario replantear cómo desde RR.HH. se puede contribuir a mantener la vinculación con la empresa y generar y mantener el espíritu de compromiso.

Revisar nuestros procesos de medición de capacidades y objetivos, mejorar nuestras capacidades de comunicación “segmentada” y, en definitiva, acercar la organización a las personas, ha resultado más sencillo para aquellos que disponían o han implementado las capacidades tecnológicas adecuadas. En este sentido, las tecnologías Cloud han marcado una considerable diferencia. Ahora el reto es llevar la gestión de las relaciones con la organización a un formato más consumerizado, en el que el propio empleado es fuente de todo (Employee Centricity) y su relación con la compañía y con su equipo resulta fluida y sencilla, multidispositivo, integrada con las herramientas que usa en su día a día y 7×24.

Impulsar personas y negocios en un contexto global – local

Otro hecho indiscutible es la globalización del contexto actual. Y también el impacto del “efecto mariposa”. Las compañías lógicamente actúan en este entorno, y necesitan herramientas que les permitan gestionar sus negocios de forma global, pero atendiendo las singularidades locales de cada una de las regiones, mercados y Unidades de Negocio en las que operan.

Si atendemos en este sentido la famosa frase presente en las memorias de muchas empresas de “nuestras personas son nuestro mayor activo”, resulta evidente que se hace necesario gestionar a nuestros colaboradores como gestionamos nuestros negocios: trabajar la globalidad sin perjuicio de las adaptaciones locales por aspectos legales, socioculturales, o del tipo que sean. Atendiendo a las prácticas de RR.HH., tanto en lo que se refiere a la gestión de personas, como a la consolidación y comparación de estas, en un entorno globalizado, pero con un tronco común de cultura de empresa.

La comparación salarial, niveles de desempeño, carreras profesionales, potencial, etc.  unido a la gestión de equipos globales distribuidos, teletrabajadores, etc. es, hoy en día, algo natural y necesario que debe considerarse como algo complejo y crítico, pero no por el trabajo de recopilación de información y análisis de la misma, sino por lo inherentemente complejo de la gestión de personas. Las herramientas de compartición de información, los flujos de trabajo automatizados, los modelos colaborativos, son realidades gracias a la tecnología y a la manera en que las herramientas de RR.HH. están configuradas y preparadas para dar respuesta.

Y en este punto llegamos a una pregunta capital: ¿primero la tecnología o las prácticas? Mucho se habla y se escribe sobre estos aspectos, pero me permito aquí una reflexión surgida del desarrollo de proyectos de tecnología de RR.HH.: lo primordial es pensar lo que se pretende, en segundo lugar, comprobar qué hay en el mercado y lo siguiente hacerlo. Afortunadamente a día de hoy, con el auge de los modelos Cloud, en los que el proveedor tecnológico se ocupa de todo o casi todo lo concerniente a los aspectos de TI vinculados a la solución, son las áreas de RR.HH. las que deben llevar la voz cantante en estos procesos de transformación.

Además, frecuentemente se plantea el problema de si optar por una solución completa que abarque con mayor o menor fortuna todos los aspectos que el profesional de RR.HH. necesita u optar por un conjunto de soluciones, cada una de las cuales sea “first in class”. ¿Cuál es la mejor opción?  Pues citando la respuesta de Bill Gates a la pregunta de cuándo era el mejor momento para comprar un ordenador: “cuando lo necesites”. Teniendo en cuenta las capacidades de las soluciones, y los recursos económicos de la empresa, nuestro consejo es adquirir lo que mejor se adapte a tus necesidades. Recurrir a un solo proveedor tiene sus ventajas (económicas, de gestión, de integración…) pero en definitiva se trata de que como organización se pueda tangibilizar la propuesta de valor para los empleados en forma de prácticas que recojan y gestionen las necesidades de las personas de acuerdo con las del negocio. Y con un socio tecnológico de confianza.

 

 

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ESCRITO POR

Experto Meta4

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