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En situaciones críticas, la alineación de los RRHH y empleados con las necesidades de sus clientes resulta clave para la supervivencia de las organizaciones. A la necesidad de mantener el funcionamiento de los negocios, se suma la de proteger la seguridad de los propios empleados y su entorno de las situaciones de riesgo a las que el ejercicio de su profesión les obligue.
En Meta4 A Cegid Company, desde nuestra experiencia como proveedor líder de soluciones tecnológicas Cloud para la gestión de Nómina y RRHH, hemos recopilado una serie de medidas que pueden ayudar a las compañías y a los profesionales de RRHH a garantizar la continuidad de sus negocios durante la pandemia de COVID-19.
En primer lugar y como en toda situación de incertidumbre, es recomendable la creación de un Comité de Crisis o BCP (Business Continuity Plan) dirigido por el CEO o máximo responsable de la compañía y con la participación de los responsables de las áreas clave, para monitorizar proactivamente la situación, llevando a cabo un seguimiento diario que permita mantenerse continuamente informado y poder tomar decisiones con la mayor rapidez posible en un contexto altamente cambiante como el actual. Esto permite una rápida adaptación de las decisiones y los planes de acción de la organización a las recomendaciones emitidas por las Autoridades y por la situación particular del sector de actividad en el que la empresa opere.
Obviamente, lo ideal es anticipar todas aquellas acciones que permitan minimizar los riesgos y asegurar el nivel de operaciones necesario para la continuidad del negocio. En este sentido y dentro del contexto de teletrabajo actual, en aquellas compañías en las que por la naturaleza de su negocio sea posible llevarlo a cabo, será recomendable llevar a cabo test de operaciones en cada área, de forma preventiva, antes de que se produzcan las situaciones de crisis. Es necesario equipar a los empleados de los recursos y herramientas necesarios para continuar desempeñando sus funciones y, en caso que el teletrabajo no sea posible, se deberá proteger adecuadamente a los profesionales para que puedan desempeñar su trabajo en condiciones seguras y con las máximas medidas de protección.
Además, en estos momentos críticos, resulta clave que las organizaciones establezcan, ahora más que nunca, un flujo de comunicación continua con sus empleados, siendo recomendable que las áreas de RRHH, servicio médico, sistemas y seguridad, generen comunicaciones periódicas, con el objetivo de proporcionar a los profesionales toda la información actualizada y relevante a tener en cuenta durante este periodo excepcional: consejos médicos, suspensión temporal de viajes y desplazamientos, normativas gubernamentales, recomendaciones relativas al mantenimiento de la seguridad de lo sistemas y herramientas informáticas, etc. Así mismo, en este contexto el papel de los managers será fundamental a la hora de llevar a cabo un seguimiento con sus equipos para mantenerles informados, conectados y coordinados en las actividades de negocio.
Adicionalmente, el resto de stakeholders de la organización, como por ejemplo los proveedores y partners, deben ser igualmente considerados e incluidos en las mismas medidas que los empleados, es decir que los planes de continuidad de los proveedores de infraestructura y partners críticos, deberán ser activados y como parte del BCP de la compañía, supervisándose diariamente.
Otra medida fundamental a la hora de garantizar la continuidad del negocio es la identificación de los profesionales y áreas clave de la compañía, para asegurar la prestación de los servicios, estableciendo para ello funciones de soporte que permitan a estas áreas poder realizar sus operaciones en remoto y establecer un flujo de información permanente con los clientes, proporcionándoles información continua sobre las actividades y servicios prestados.
Bajo este contexto excepcional en el que se requiere que las organizaciones actúen como un engranaje perfecto, la tecnología Cloud asegura a las organizaciones que sus sistemas y procedimientos continúen funcionando con normalidad de forma remota de acuerdo con los niveles establecidos y permitiéndoles continuar con sus actividades manteniendo la seguridad y aislamiento de los profesionales.
Queda de manifiesto por tanto, que en el marco de la continuidad del negocio, la función de RRHH y las soluciones Cloud resultan de enorme relevancia para asegurar los planes de continuidad de las empresas, entendida ésta como los procesos y procedimientos que una organización pone en marcha para garantizar la continuidad de funciones esenciales antes, durante y después de un incidente grave, que eviten la interrupción de los servicios de “misión crítica” y que permitan restablecer el pleno funcionamiento de la empresa de forma rápida”.
Por Jordi Aspa, Director General Meta4 A Cegid Company
