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La cuenta atrás ha comenzado.
El Proyecto de Real Decreto sobre registro horario, actualmente en tramitación y previsto para su aprobación en Consejo de Ministros, promete cambiar de forma sustancial la manera en que las empresas españolas gestionan y registran el tiempo de trabajo de sus trabajadores.
No se trata de un cambio menor: hablamos de una norma que de aprobarse entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE y que afectará a todas las empresas, sin excepción.
¿Por qué este Real Decreto sobre registro horario?
El objetivo es claro: garantizar un sistema de registro eficaz, objetivo, fiable y accesible.
La normativa vigente, basada en los artículos 12.4.c, 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, ha demostrado insuficiencias que la jurisprudencia europea y española han señalado desde hace años. La sentencia del TJUE de 2019 ya advertía que los sistemas actuales no aseguraban un control real del tiempo de trabajo.
Este Real Decreto viene a eliminar esta insuficiencia, obligando a registrar correctamente la jornada para dificultar realizar horas adicionales no contabilizadas o mal catalogadas y con ello mejorar la calidad de vida de los trabajadores que redunda en el aumento de la productividad y del riesgo de sufrir accidentes de trabajo.
¿Cuáles son las principales novedades del registro horario digital?
- Digitalización obligatoria.
- Ampliación a otros colectivos de la obligación de realizar el registro.
- Requisitos técnicos, que se publicarán en disposiciones reglamentarias y contenido mínimo lo que deja menos margen a la negociación colectiva, acuerdo o decisión empresarial.
- Accesibilidad y derechos.
- Reglas, asientos y modificaciones.
- Protocolos y formación.
¿A quién afecta el nuevo registro horario?
Hasta ahora a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre que estén incluidas en el ámbito de aplicación del artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores, con exclusión de relaciones laborales de carácter especial, reguladas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, en cuyo caso aplica su normativa específica y a trabajadores que cuenten con un régimen específico o particular en materia de registro horario, regulados en RD 1561/1995 de 21 de septiembre.
En el proyecto de reglamento, la obligación de registro se amplía a estos colectivos hasta ahora exceptuados de forma que si no cuentan con normativa específica en materia de registro horario, aplica la obligación de registro, o si su normativa específica no regula todos los aspectos contemplados en el proyecto de RD, éste aplicará en lo no regulado, siempre que no sea incompatible con la naturaleza de la actividad.
Como ejemplo, el supuesto del personal de alta dirección, contemplado en el 2.1 del Estatuto de los Trabajadores y regulado en RD 1382/1985, en la normativa actual está excepcionado de esta obligación, tal el Criterio DGT 101/2019 y la diversa doctrina del TS, por la flexibilidad inherente a su relación laboral.
Del proyecto de reglamento se entiende que al no existir norma específica en materia de registro horario, y el RD 1382/1985 no contiene ninguna previsión sobre registro de jornada por lo que no puede considerarse normativa específica en este sentido, deberán registrar su jornada. No obstante esperamos que un criterio de la DGT o el propio proyecto podría aclarar esta cuestión, ya que podría entenderse que el registro horario no se aplica automáticamente a la alta dirección, sino únicamente cuando no sea incompatible con la naturaleza del cargo (relación de recíproca confianza de las partes, autonomía, flexibilidad, ausencia de control horario).
En el supuesto de la relación laboral de carácter especial de los artistas, su estatuto, RD 1435/1985, prevé ya la aplicación supletoria del Estatuto de los Trabajadores, por lo que este reglamento les aplica.
En el supuesto de la relación laboral de carácter especial de empleados del hogar, el proyecto de reglamento modifica el reglamento que regula esta relación, RD 1620/2011 de 14 de noviembre, y en materia de registro horario establece la obligación de registrar el horario, el mismo sentido que la doctrina del TJUE y de los tribunales españoles, dice el proyecto de reglamento por cualquier medio proporcionado a las capacidades y recursos del empleador y de la persona trabajadora.
¿Qué pasa si mi empresa no puede cumplir los requisitos técnicos?
Habrá margen para sistemas alternativos, pero con condiciones: deberán garantizar los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad, en cuanto su contenido el mínimo establecido en la norma contar con un informe técnico competente que justifique su idoneidad.
¿Qué aplicación práctica tienen los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad, en el registro horario?
Objetivo. El registro debe reflejar la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
La aplicación práctica en el registro es:
- Uso de medios digitales para evitar manipulaciones manuales.
- Asientos realizados personal y directamente por la persona trabajadora, sin intervención de terceros.
- Prohibición de condicionamientos o presiones que alteren la veracidad del registro.
Fiable. Los asientos no pueden modificarse sin autorización y deben dejar huella clara e indeleble de cualquier cambio.
La aplicación práctica en el registro es:
- Sistemas con trazabilidad y autenticidad (registro de autoría y fecha de modificaciones).
- Conservación de los asientos durante 4 años.
- Protocolos para incidencias técnicas que aseguren la posterior digitalización.
Accesible. Todas las personas que deban usar el registro o consultar su contenido deben poder hacerlo de manera sencilla, sin discriminación.
La aplicación práctica en el registro es:
- Interfaces fáciles de usar y adaptadas a diversidad funcional.
- Acceso inmediato para: Personas trabajadoras (consulta y copia), representación legal e Inspección de Trabajo (incluso remoto).
- Formatos legibles y compatibles con sistemas generalizados.
Obliga en la gestión empresarial a digitalizar el registro horario y garantizar seguridad y protección de datos, realizar y actualizar los protocolos internos sobre registro de jornada y tiempo de trabajo, y formación para el personal.
¿Cuál es el contenido mínimo del registro horario?
El sistema de registro horario, como mínimo, permitirá el registro de la siguiente información:
Quién ficha. El nombre y los datos básicos del trabajador que hace el registro (solo los imprescindibles).
Tipo de jornada. Si trabaja a tiempo completo o parcial, indicando el horario y el porcentaje de parcialidad.
Hora de entrada y salida. La hora exacta (con minutos) en que empieza y termina cada jornada.
Pausas. La hora de inicio y fin de cada pausa que no sea tiempo de trabajo efectivo.
Dónde trabaja. Si la jornada (o parte) se hace presencialmente o a distancia (teletrabajo).
Tipo de horas. Si son horas ordinarias, extraordinarias o complementarias. En caso de horas extra, indicar si se compensarán con descanso o se pagarán, y si son para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.
Tiempos de espera o disponibilidad. Registrar cuándo empiezan y terminan los periodos en los que el trabajador está disponible pero no trabajando.
Interrupciones del derecho a desconexión. Registrar las horas en que se interrumpe el descanso de desconexión digital (por ejemplo, si se atiende una llamada fuera de horario).
Medidas especiales. Indicar si las horas realizadas se deben a conciliación, flexibilidad o distribución irregular, y especificar la medida aplicada.
Totales. Mostrar el total de horas trabajadas cada día y cada mes.
Cambios en el registro. Guardar quién autorizó y realizó cualquier modificación, con fecha y hora.
Preguntas frecuentes (FAQs) sobre el Real Decreto de registro horario
¿Qué pasa si el trabajador se olvida de fichar o si registra una situación por error?
No hay diferencia en cuanto a la responsabilidad de garantizar el registro horario en la normativa actual y en el proyecto de reglamento: la empresa es la responsable de garantizar el registro diario de jornada objetivo, fiable y accesible, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, al igual que en la norma vigente.
Si un trabajador olvida fichar, la empresa no es automáticamente culpable ni sancionable, pero debe disponer de un procedimiento interno para subsanar estas incidencias y acreditar la jornada realmente realizada. Podría ser que el trabajador comunique la incidencia al responsable del registro para que se regularice el registro o el propio sistema detectar una anomalía en el registro, en cualquier caso documentar y justificar el olvido.
El registro no es un fin en sí mismo, sino un medio para garantizar el control del tiempo de trabajo. Si la empresa acredita que cumple la normativa y que los olvidos son gestionados y documentados correctamente, puede evitar la sanción, sustituyéndose en su caso por un requerimiento por parte de ITSS para subsanar la incidencia.
Si por error, como ejemplo, registra una pausa en lugar de una interrupción del tiempo de desconexión digital, la empresa debe permitir la corrección del apunte, dejando constancia de la modificación y su justificación, garantizando la trazabilidad y fiabilidad del sistema, y en todo caso cumpliendo el procedimiento de modificación de asientos.
En definitiva, el protocolo interno de la empresa debe incluir procedimientos para olvidos de fichaje y modificaciones del registro. Se recomienda que el sistema permita justificaciones documentadas y que se registre la autoría de cada modificación.
¿Qué pasa si por una incidencia no se puede fichar por medios digitales?
En caso de incidencia técnica, debidamente motivada y justificada, que imposibilite temporal y excepcionalmente registrar la jornada por medios digitales, ésta se realizará por otro medio.
Esto significa que:
- Se puede usar otro sistema alternativo (por ejemplo, papel, correo electrónico, formulario manual).
- Debe justificarse que la incidencia fue real, temporal y excepcional.
- En cuanto sea posible, los registros deben trasladarse al sistema digital.
- Si hay discrepancia sobre ese registro alternativo:
- Se debe informar a la representación legal de los trabajadores.
- Si no hay acuerdo, se anotará en el registro tanto el asiento como la discrepancia del trabajador.
La empresa debe tener un protocolo claro para estos casos, para que el trabajador sepa cómo actuar y la empresa cumplir con su obligación de garantizar el registro.
¿Afecta a la protección de los datos personales?
El sistema debe respetar la intimidad y cumplir con la normativa de protección de datos, aplicando los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
En el tratamiento de los datos por parte de la RLT deberá anonimizarse datos personales de los trabajadores.
La AEPD deberá actualizar la guía publicada el 2021, de aprobarse este reglamento, La AEPD publica una guía sobre protección de datos y relaciones laborales | AEPD
¿Qué otras obligaciones incorpora para la empresa?
La empresa debe elaborar un protocolo interno que incluya procedimientos para registrar y modificar asientos, evaluación periódica del sistema y formación obligatoria para los trabajadores.
¿Por cuánto tiempo han de conservarse los asientos de registro horario?
Los asientos deben conservarse durante cuatro años, al igual que hasta ahora.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
Las mismas que hasta ahora. No cumplir con la norma es una infracción grave, y la sanción depende del grado de incumplimiento.
¿Cómo prepararse para el nuevo registro horario digital?
Para prepararse ante este reglamento que prevé aprobarse, las empresas podrán:
- Elaborar/Actualizar protocolos de tiempo de trabajo, normas, procedimientos y criterios, que regulan cómo se organiza, registra y gestiona el tiempo de trabajo. Para ello, la recomendación es acudir a la normativa básica, a la especial de existir, al convenio, a la jurisprudencia española y europea que dilucida las distintas situaciones de tiempo de trabajo e identifica si son o no tiempo efectivo de trabajo.
- Identificar trabajadores con obligación de fichar.
- Identificar todas las situaciones en las que el trabajador deberá fichar.
- Cómo se harán los registros y cómo se podrán corregir.
- Qué información debe aparecer en cada registro, asegurando que solo se usen los datos personales necesarios para cumplir con la finalidad del registro.
- Comprobar que la herramienta de registro horario permite cumplir con la norma.
- Planificar la adaptación: no esperar a la publicación para actuar.
Conclusiones
El nuevo registro horario digital no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo de trabajo, la transparencia y el bienestar laboral.
Las empresas deben anticiparse: revisar sus sistemas, actualizar protocolos, formar a sus equipos y garantizar el cumplimiento de los principios y requisitos o contenido mínimo.
La digitalización del registro, de aprobarse el reglamento, será obligatoria y debe cumplir con requisitos técnicos, legales y de protección de datos, lo que convierte el registro en una herramienta estratégica para la empresa del siglo XXI.
