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Poner en marcha una solución tecnológica de RRHH en tu organización no es una tarea sencilla, principalmente por todos los factores que se deben gestionar durante su implantación.
De hecho, esta situación se complica aún más cuando estos proyectos se llevan a cabo en compañías multinacionales, que tiene aplicaciones globales y locales, y en las que resulta muy importante hacer previamente un análisis de las necesidades y objetivos de la empresa si queremos que este sea un éxito. El primer reto al que debe enfrentarse el departamento de RRHH, y probablemente uno de los más complejos, es saber cómo iniciar su implantación, ya que es en este momento cuando construimos la base sobre la que posteriormente trabajaremos y en la que invertiremos gran parte de nuestro tiempo. Así, creemos que la clave para una correcta puesta en marcha de una solución internacional radica tanto en los factores tangibles como en los denominados “soft”. Con esto nos referimos a que es habitual definir en un primer momento el presupuesto, el alcance, la funcionalidad y la valoración de los diferente proveedores, pero que a veces pasamos por alto aquellos factores intangibles, que son muy necesarios para lograr una mejor experiencia y para que podamos implantar y construir una solución exitosa y sostenible en el tiempo.
Si necesitas embarcarte en un proyecto de implantación de una solución global de RRHH, te ofrecemos a continuación tres factores imprescindibles a los que deberías prestarle especial atención:
- Visión general: considera determinados puntos clave que te ayudarán a definir cuál será la meta. Definir estos objetivos es un requisito imprescindible para cualquier proyecto, aunque en ocasiones puede ser complicado hacerlo, ya que se pueden sobrevalorar o desestimar determinados aspectos. Esto te permitirá descubrir las oportunidades que puedes llegar a tener en un futuro, aunque también deberás contemplar los riesgos y desafíos que puedan obstaculizar o retrasar los resultados, y, si es necesario, tomar medidas más críticas para superarlos. Por ello, es conveniente realizar y distribuir entre todos los participantes una lista de objetivos, junto con otros materiales que ayuden a cumplirlos, para que sirva de base durante todo el proyecto. Además, dentro de esta visión general, es fundamental que también consideres el alcance del proyecto.
- Identificar a las personas adecuadas: debes descubrir qué personas y grupos serán esenciales, ya que será con ellos con los que tendrás que establecer relaciones efectivas para ofrecer una solución sostenible y bien acogida. Por lo tanto, en este punto, es conveniente que trabajes en definir cómo será la relación con el proveedor de tecnología de RRHH, formar al equipo revisando qué tipo de competencias y talento se necesitan, conseguir el compromiso de los promotores del proyecto y trabajar con los futuros usuarios quienes se verán afectados por el cambio.
- El proyecto: en este último punto, nos centramos en la planificación, gestión presupuestaria y la administración del proyecto en cuestión. Todos somos conscientes de las presiones y expectativas que generan la gestión del presupuesto y el plan del proyecto, así como el establecimiento de estructuras adecuadas para su gestión y administración. Con esto, te recomendamos que consideres aquellos aspectos relacionados con el presupuesto disponible para asignar al software, equipos, etc. así como también partidas para contingencias. Además, también es conveniente que realices una planificación que cubra puntos tangibles e intangibles así como que abordes la dirección y la gestión del proyecto.
En definitiva, al embarcarte en un proyecto de implantación de una solución internacional de Recursos Humanos en la nube, deberás tener en cuenta e incluir cuatro piezas fundamentales: tecnología, personas, cultura y cambio.
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