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Muchos tenemos en la cabeza aquellas escenas de película, algunas en blanco y negro, en las que el empleado de una empresa mantenía una conversación mientras fichaba; lo hacía al salir o incluso le decía a un compañero “me marcho, ficha por mí”. Y, aunque son muchas las organizaciones que, por necesidades productivas, de convenio o de cualquier otra índole, han mantenido este control, no es menos cierto que existen otras muchas en las que esto no ocurre. Sin embargo, el pasado 8 de marzo el Consejo de Ministros aprobó un decreto ley que recogía este registro obligatorio, una medida que tiene como objetivo acabar con las diferentes tipologías de incumplimiento de las jornadas de trabajo. En principio, las empresas dispondrán de dos meses desde la aprobación del real decreto en el BOE para poner en marcha esta medida.
Las razones que respaldan este registro de la jornada laboral impulsado por las asociaciones de trabajadores y el actual Gobierno, son que los actuales horarios dificultan la conciliación familiar, aumentan los accidentes laborales e impactan a la baja en el salario y en las cotizaciones a la Seguridad Social. En este último caso, se estima que produce una merma en la cotización que alcanza los 2.000 millones de euros, ya que no se cotiza por el salario que corresponde a la jornada realizada.
En este contexto se desprenden varios datos que deben ser analizados. En primer lugar, en España se cuantifican un total de 6.131.400 horas extras a la semana, de la cuales el 44,6% no están pagadas ni compensadas. Si estas horas extras se controlaran de forma correcta, según estimaciones de UGT, redundarían en la creación de 157.000 empleos anuales, en su mayoría a tiempo completo o los correspondientes contratos a tiempo parcial para cubrir esas horas extra. Por último, otra reflexión apunta a que, dado el cada vez mayor impacto que la consecución de objetivos tiene en la remuneración, el propio trabajador puede analizar el impacto que tiene la duración de la jornada en la consecución de estos objetivos y en el rendimiento marginal obtenido de la prolongación de las jornadas en función de su propio interés y en el de su conciliación.
Obligaciones para las empresas
Tomando en cuenta todo lo mencionado y con el resto de información disponible, se desprenden, a priori, cuatro obligaciones clave para las empresas en lo que respecta a la gestión horaria de sus empleados:
- Realizar un control de la jornada horaria real de la totalidad de los empleados de la empresa, tanto los que trabajan a tiempo parcial como a tiempo completo.
- Entregar mensualmente a los trabajadores las horas ordinarias y extraordinarias realizadas.
- Entregar mensualmente a la representación legal de los trabajadores la relación de horas ordinarias y extraordinarias.
- Conservar durante un periodo de cuatro años las jornadas diarias realizadas por la totalidad de los trabajadores de la empresa (plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato de trabajo, tanto laborales como de Seguridad Social).
Para poder cumplir con estas obligaciones se prevé necesaria la modificación del Estatuto de los Trabajadores (arts. 4, 12, 34 y 35) y la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (art. 7) para que sea aplicable a todas las empresas y su no cumplimiento podría acarrear importantes sanciones. Las empresas que ya regulan el horario se verán obligadas a cambios mínimos, mientras que las empresas que no cuentan con las herramientas deberán afrontar un nuevo reto. Pero, ahora viene la buena noticia: ¿cómo puede el registro horario ser aprovechado y convertirse en una gran oportunidad?
Aunque implantar y realizar un control de tiempos tiene un coste, existen una serie de aspectos de impacto cuantificable. Antonio Garamendi, presidente de la CEOE, declaró recientemente que el fraude por absentismo asciende a 4.500 millones de euros, es decir, hay una bolsa de trabajadores que no cumplen al igual que hay otra bolsa de empresarios que no “hacen bien las cosas”. Además, este control frena la competencia desleal al dar un mismo marco competitivo a todos los contendientes.
Una forma de combatir el absentismo
Randstad Research aporta datos que ponen de manifiesto que tras el periodo de crisis el absentismo ha alcanzado el 5,1%, lo que supone unos costes para las empresas de 50.200 millones de euros, entre prestaciones (10%) y costes de oportunidad (90%). Cada día 247.000 personas (un 1,3% de los trabajadores ocupados) falta a su puesto de trabajo. Además, el estudio revela que diariamente 577.000 personas no acuden a su puesto de trabajo por estar de baja médica. En total, más de 820.000 trabajadores no acuden a su puesto de trabajo diariamente. Y siguiendo por esta línea, ¿cuántos responsables no han tenido la necesidad de modificar turnos, hacer coberturas o cualquier otra anomalía que requiera de una compensación directa al trabajador? Sea por la causa que sea, estas cifras comienzan a ser altamente preocupantes para las empresas.
Estos datos ayudan a valorar la manera en la que el control de las horas de trabajo se configura como una buena iniciativa a todos los niveles. Con esto en mente, las empresas deben empezar a plantearse no ya el “qué vamos a hacer” sino, superada esta etapa, el “¿cómo lo vamos a hacer?”. Sin embargo, antes será necesario reflexionar sobre la naturaleza actual del mercado de trabajo. Ya no estamos en el siglo XIX y, por lo tanto, la relación entre trabajo y ubicación física ha dejado de ser el único aspecto de control, ya que una importante cantidad de profesionales no necesita acudir a un centro de trabajo. Además, han surgido nuevas modalidades de trabajo (medias jornadas, turnos fijos, turnos rotativos, bolsas de horas, teletrabajo, jornadas flexibles, etc..) que la legislación, las empresas y los departamentos de RRHH han puesto a disposición de los trabajadores para mejorar la eficiencia y la experiencia del empleado. De todas estas modalidades habrá que implementar un registro específico de jornadas, del mismo modo que se debe respetar los descansos y apoyar la conciliación.
La buena noticia aquí es que la democratización tecnológica y el auge del modelo Cloud ha hecho que la implantación de estas soluciones no suponga un alto impacto económico. Sin embargo, para obtener el máximo rendimiento de esta futura regulación es necesario optimizar la forma en la que estamos gestionando nuestros RRHH, permitiéndonos obtener una ventaja competitiva, aunque siempre implicará un trabajo de implementación de nuevos procesos.
¿De qué sirve automatizar procesos inherentemente mal diseñados? ¿Cómo podemos unir las incidencias derivadas del control horario con los pagos en nómina o con nuevos días libres? ¿Cómo podemos de forma eficiente alinear los cuadrantes de trabajo con el resto de la información que disponemos de nuestros profesionales?
Para una gestión efectiva de personas y talentos debemos ser capaces de explotar la información “a golpe de clic” de forma sencilla, integral y que permita a las empresas dedicarse a su negocio y delegando en el proveedor tecnológico mantener la solución adaptada a las necesidades específicas de cada compañía. En este contexto, las soluciones Cloud aplicadas a los recursos humanos constituyen un valor diferencial.
6 recomendaciones para abordar el nuevo proceso
En Meta4, nuestra experiencia nos permite ofrecer algunas recomendaciones que, una vez se aborde el proceso, facilitarán el camino de la implantación de soluciones eficientes:
- Identifica y normaliza las principales características de tu fuerza laboral: horarios, jornadas, turnos, teletrabajo y movilidad, entre otras. Esto ayudará a identificar los aspectos clave a gestionar en tu control horario.
- Integra tus turnos de trabajo con el control horario y, junto con ello, las vacaciones, calendario laboral, la definición estándar del absentismo y otros procedimientos de cara a automatizar la respuesta a incidencias, reduciendo la intervención humana y agilizando la gestión. De esta forma se podrán obtener estadísticas y registros fiables en tiempo real, desde un único entorno y de forma centralizada, favoreciendo la mejora continua.
- Establece los contadores que necesites de forma que puedas parametrizar las alertas sobre presencia y ausencia, horas trabajadas, horas extras y horas compensadas.
- Integra tus datos de gestión del tiempo en tu sistema de gestión de RRHH para poder optimizar el uso del conocimiento en la búsqueda de la mayor eficiencia operativa y de gestión del recurso humano.
- Centraliza la información (dónde está el dato, quién y cómo puede explotarlo) y descentraliza la gestión de los procesos. Esto empodera a los managers y permite mejorar la rapidez y exactitud de la repuesta frente a incidencias, necesidades, imprevistos, etc.
- Y, puestos ya a explotar el sistema y a mejorar los resultados, mide, ajusta y corrige.
Apoyado por tu proveedor tecnológico podrás ir adaptando tu gestión a los diferentes modelos de trabajo existentes y venideros. ¿Preparado para hacer de la necesidad una oportunidad de desarrollo en tu negocio?
