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Trabajo en remoto, ferias virtuales, migraciones al Cloud… Lo presencial está dejando paso a lo online en decenas de procesos que, hasta hace poco, ni imaginábamos que podríamos hacer de forma virtual. Los entornos digitales están cada vez más presentes en nuestro día a día por lo que es primordial poder gestionar determinados procesos de forma digital. Un buen ejemplo de esto sería la Firma Digital, un trámite que, más allá de ser utilizado en documentos con organismos públicos, está siendo integrada cada vez más por compañías en sus propios procesos internos y de negocio.
La Firma Digital podría definirse como el grafismo utilizado a través de medios electrónicos para firmar un documento otorgándole una absoluta validez legal y jurídica. Para ello, se emplea un ID digital con certificado de autenticidad de identidad del firmante que concede dicha validez. Su uso y valor es equivalente a la firma manuscrita y gracias a ella se pueden gestionar ciertos trámites administrativos en las empresas como, por ejemplo, la firma de un nuevo contrato laboral. Actualmente, es uno de los sistemas de verificación más seguros que además de permitir agilizar los trámites, aumenta la seguridad de las infraestructuras de la empresa.
La Firma Digital permite a las compañías realizar cualquier trámite de forma remota, de manera segura y con todas las garantías, un aspecto que ha cobrado una especial relevancia en los últimos meses a consecuencia del incremento del teletrabajo provocado por la pandemia. Para el departamento de RR.HH. esto su pone una gran ventaja, ya que, en el contexto actual, gran parte de los trámites de gestión de los empleados (contrataciones, salidas, etc.) requiere la firma de ambas partes, y la firma digital permite que los documentos puedan firmarse desde cualquier sitio, a través de un ordenador, tablet u otro dispositivo que lo permita, y gestionar así dichos documentos con total validez legal.
Entre muchas de las ventajas que la firma digital ofrece para los procesos de RR.HH., podemos destacar las siguientes:
- Almacenamiento seguro: a veces, los documento en papel son almacenados en carpetas. Cuando guardamos un gran volumen de información, resulta tedioso encontrar de forma rápida y precisa el documento que se necesita. Sin embargo, los documentos firmados de forma digital son guardados de forma segura y centralizada en la soluciones Cloud de gestión de RR.HH. pudiendo acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Aumento de la productividad: el uso de la firma digital supone un ahorro de tiempo en el proceso de gestión del documento, al no tener que imprimirlo ni almacenarlo, ni esperar a concertar una cita con el firmante. Además, agilizar los procesos de firma permite que el departamento de RR.HH. pueda dedicar más tiempo a otras tareas que requieran más recursos.
- Acceso remoto: el proceso de firma digital permite enviar el documento y recibirlo firmado sin necesidad de que los firmantes estén físicamente juntos, y pudiendo acceder a él desde cualquier lugar.
- Distintos destinatarios: los documentos que deben ser firmados por varias partes tienen una mayor complejidad y es la de reunir a todos los firmantes en un mismo día, a la misma hora. Sin embargo, con la Firma Digital, no necesitas concertar citas para que las personas acudan físicamente al lugar en el que se va a firmar. Esto puede evitarse estableciendo un orden de firma, de forma remota y con total validez.
Desde Meta4, A Cegid Company tenemos incorporado este proceso de Firma Digital a nuestras soluciones de Nómina y RR.HH. con el servicio de firma digital VIDsigner, que permite entre otros procesos, especificar el número de signatarios, el orden en que firman, el tipo de firma utilizar (OTP, Biomética o sello) para cada tipo de documento que necesite dicha firma digital. ¿Te gustaría conocer más?
