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En un mundo cada vez más digitalizado, las herramientas tecnológicas se están multiplicando y cada vez son más los empleados que utilizan los Smartphones, las tablets o los ordenadores portátiles para trabajar. Si bien la pandemia de COVID-19 ha acentuado este fenómeno con el auge del teletrabajo, la utilización de estas herramientas plantea varias cuestiones para la empresa. ¿Cómo se puede generar confianza en los empleados a la vez que se supervisa su trabajo?
Incremento del uso de herramientas digitales: ¿cuáles son las preocupaciones de las empresas?
Correo, sms, mensajería instantánea (interna o externa a la empresa), videoconferencias… A medida que la tecnología digital se va extendiendo, los empleados utilizan multitud de herramientas para trabajar y comunicarse. Ya en 2018, el 43% de los empleados[1] y el 55% de los managers utilizaban herramientas digitales durante más de seis horas durante su jornada laboral.
En el contexto actual surge la cuestión de ¿cómo gestionar a unos empleados cada vez más conectados? ¿Cuáles son los principales temores de las empresas?
- Fuga de información sensible: ya que ante el aumento del número de herramientas digitales, se hace más necesario controlar la difusión de los datos.
- Imposibilidad de «controlar» el trabajo: ¿las tareas y proyectos avanzan como se espera? ¿Los empleados tienen dificultades para llevar a cabo sus tareas?
- Miedo a la procrastinación: archivos que se entregan tarde, falta de concentración, etc.
Control omnipresente: consecuencias para los empleados… ¡y para la empresa!
Gracias a la proliferación de herramientas digitales, los managers podrían controlar fácilmente todas las acciones de sus equipos. Sin embargo, el ejercicio de un mayor control, que puede asimilarse a cierta vigilancia encubierta de los colaboradores, podría acarrear graves consecuencias, tanto para la empresa como para los empleados.
Por un lado, los empleados que se sienten excesivamente supervisados pueden sentirse frustrados en su trabajo: con falta de autonomía, pérdida de motivación, disminución drástica de su implicación con la empresa, sensación de vivir en un ambiente perjudicial, miedo a tomar iniciativas… incluso deseo de abandonar la empresa.
Por otro lado, la empresa experimentará una disminución en la productividad y su imagen de marca se resentirá, pudiendo repercutir negativamente en la venta de sus productos y servicios, así como en la contratación de nuevo talento, ya que los profesionales más talentosos prefieren a las empresas que tengan una buena reputación.
¿Cómo lograr un equilibrio adecuado entre la confianza y el control?
La confianza es fundamental para el éxito de la digitalización de una empresa, sin embargo, en ningún caso excluye el control. ¿Qué medidas son necesarias para eliminar las situaciones de bloqueo y evitar así la vigilancia?
Protegerse de los riesgos asociados a las herramientas digitales
- Protegerse de los ataques informáticos.
- Proteger el acceso a los servicios de la empresa, mediante sistemas de doble autenticación.
- Sensibilizar a los empleados con respecto a los riesgos: elegir contraseñas complejas, reaccionar en caso de piratería informática, evitar permanecer conectado a una herramienta digital ajena a la empresa, saber reconocer los intentos de phishing, etc.
Supervisar el trabajo… ¡con prudencia!
Cuando hablamos de confianza en los empleados, no significa ser completamente permisivo en el control de su trabajo. Los Managers y el departamento de RR. HH. desempeñan un papel fundamental para:
- En caso de teletrabajo, definir los momentos de «tiempo libre» o «descansos» del día, durante los cuales esté prohibido controlar el trabajo de los empleados.
- Sugerir la utilización de una red social corporativa para desarrollar un espíritu de solidaridad entre los empleados y reforzar la confianza.
- Favorecer el apoyo frente a la desconfianza. La utilización de herramientas para controlar el trabajo de los empleados puede generar dudas y sospechas. Como el objetivo es permitir que los profesionales trabajen en buenas condiciones: los comentarios, o feedbacks, periódicos sobre el progreso de las tareas y los debates sobre la organización del trabajo son unas acciones pertinentes.
- Utilizar las herramientas digitales adecuadas: comprobar el tiempo empleado en las redes sociales, registro de pulsaciones, captura de pantalla remota, verificación de la cantidad de correos electrónicos enviados, etc. Funciones de «rastreo» como estas van en contra del respeto de la privacidad del empleado.
Por el contrario, la utilización de las siguientes herramientas permite hacer un seguimiento del trabajo de forma eficaz y razonable:
- Slack, para trabajar en equipo y visualizar la evolución de los proyectos.
- Trello, para rastrear el progreso de las tareas y los proyectos, definir prioridades de las asignaciones, etc.
- Asana, para permitir que los equipos se concentren en sus tareas diarias.
- Azendoo, para definir responsabilidades, monitorear el trabajo en curso, analizar el trabajo en equipo.
[1] Encuesta «L’impact des outils numériques professionnels sur les salariés» – 2018 – Consultora ELEAS (consultora especializada en bienestar laboral y prevención de riesgos psicosociales)
