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Si las tecnologías de webinar («web seminars») y videoconferencia son de uso habitual en la mayoría de las empresas, en las compañías multinacionales su utilización se hace imprescindible por razones evidentes. Hay multitud de proveedores que ofrecen servicios de webinar, con características cada vez más avanzadas, entre las que podemos destacar las interacciones con las redes sociales, la introducción de varios interlocutores del lado del emisor, o una mayor visibilidad del compromiso del oyente; pero la realidad es que a la hora de elegir un sistema de webinar, lo más importante es que éste se adapte a las necesidades de nuestra empresa y que sirva para todas las fases del negocio. Pensar en las necesidades de cada proceso nos ayudará a elegir mejor. Pero… ¿Cuáles son estas necesidades? Aquí las resumimos a grandes rasgos, aplicadas a una compañía multinacional que ofrezca soluciones de software:
1. Fase de inmersión en el mercado: Una buena manera de dar a conocer tus soluciones a la vez que fidelizas a tus clientes es el hacer seminarios online sobre determinadas temáticas (cursos, conferencias, actualizaciones de tus productos). Acostumbran a hacerse con un horario fijo y suelen ser abiertos al público, previa inscripción de los asistentes. Es importante en este caso que el sistema de webinar que se utilice sea de fácil acceso web para muchos receptores y que no necesite instalación.
2. Fase comercial: Durante el proceso de venta y preventa, el contacto personal es fundamental, para poder conectar con el cliente y crear un vínculo estable. Las empresas multinacionales, en cambio, desarrollan esta fase de manera remota en muchas ocasiones, no sólo por el ahorro del desplazamiento del vendedor, sino porque muchas veces son los propios clientes no residen en el mismo lugar y prefieren no desplazarse. En estos casos lo más importante es que la herramienta de webinar que se emplee sea de uso fácil para ellos (no requiera instalaciones pesadas) y que tenga un buen sistema de video conferencia con chat y multipantalla, para poder hacer una demo completa y participativa y mostrar al cliente prospecto la mejor solución a sus necesidades. Además, es imprescindible que se pueda conectar con varios usuarios a la vez y resulta muy interesante que tenga capacidad multiidioma, en caso de que los clientes prospecto sean de diferentes nacionalidades (lo cual es muy común).
3. Fase de implementación: En esta fase se reúnen equipos internacionales que toman decisiones sobre el uso de la solución y su adaptabilidad a los procesos de negocio. Normalmente los miembros de estos equipos no residen en los mismos lugares y son representantes de países distintos, por eso se hace necesario utilizar una herramienta que permita no sólo la comunicación verbal sino que también facilite la compartición de documentos y la pantalla del participante que dirige las demostraciones de producto para que se puedan establecer y consensuar todos los conceptos que se están tratando y facilitar la toma de decisiones en cuanto a recogida de requerimientos o configuración específica del sistema para los clientes. En esta fase, además, es muy importante que el sistema permita el control remoto del ordenador del cliente, para poder ayudarle en la implementación correcta de su solución.
4. Fase formativa: En sus últimos desarrollos, la formación a través
de webinar sólo se diferencia de la presencial en que es a distancia, especialmente cuando el sistema permite un control remoto de las pantallas de los alumnos y por tanto, la corrección directa sus ejercicios. Es muy importante también, que el sistema muestre el grado de participación de éstos con algún tipo de indicador de la actividad que están desarrollando durante la clase, si están realizando un seguimiento continuo o no… Aunque esto es difícil de medir, ya hay algunos distribuidores que ofrecen servicios de este tipo. Adicionalmente, resulta muy interesante utilizar esta aplicación para contribuir a un programa de e-learning cuando se quieran introducir presentaciones en vídeo o webinars; si tienen un sistema de grabación, éstos pueden ser reproducidos a elección del alumno en un momento posterior al del directo del curso, o prepararse vídeos dirigidos directamente a este uso.
5. Fase de mantenimiento y soporte: Al igual que en la fase de implementación, en este caso es el control remoto la clave necesaria para poder realizar las actualizaciones periódicas de tu solución así como para resolver todo tipo de incidencias. El tipo de sistema de webinar necesario en este caso es muy similar a la de la etapa de implementación.
