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Frente a las múltiples necesidades de las empresas en materia de flexibilidad y de agilidad, la nube o el Cloud Computing se ha impuesto en todas las áreas y particularmente en el ámbito de los Recursos Humanos y es que el principal motor de la digitalización de RR.HH. comienza por la nómina. Las soluciones SaaS dan respuesta a numerosas problemáticas a las que las organizaciones tienen que enfrentarse como el incremento de la productividad, el cumplimiento de las normativas, la seguridad de los procesos o el tratamiento o incluso la vigilancia de los datos sensibles. Además, estas soluciones tecnológicas permiten mejorar la experiencia de los empleados (Employee Experience), garantizar la toma de decisiones y por ende mejorar la eficiencia global de las organizaciones.
1- La nube para una gestión optimizada de las nóminas
El Cloud Computing es un modelo de consumo tecnológico ya consolidado en todo el mundo. Según un estudio de Foundry by IDG de 2022¹, las empresas que han migrado a la nube ya están reconociendo su valor, ya que el 60% de los responsables de la toma de decisiones de TI afirman que sus capacidades han ayudado a sus organizaciones a lograr un crecimiento sostenible de los ingresos en los últimos 12 meses.
La gestión de RR.HH. necesita más que nunca centralizar sus datos en un único lugar con el fin de permitir a todos los integrantes de este área, disponer de un único repositorio de datos con toda la información necesaria de sus empleados para llevar a cabo sus misiones. Gracias a la nube, ya no es necesario recopilar datos, a menudo de calidad incierta, dispersos en varios archivos Excel.
Y más allá de todos los beneficios que el Cloud ha demostrado durante los últimos años, la nube cuenta con dos grandes beneficios a los profesionales de Nómina:
Evitar la pérdida de tiempo
- La instalación e implementación es rápida y los responsables de nóminas pueden ser formados incluso a distancia.
- Una vez introducidos los datos de los empleados, no será necesario volver a hacerlo
- La automatización de ciertas tareas (cálculo de bonificaciones, vacaciones, etc.) permite que la gestión de la nómina sea más rápida.
- Agilidad en la conformidad ante los cambios legales y reglamentarios cada vez más frecuentes.
Reducir los riesgos
- Ya que se limitan los errores de tecleo manuales cuando la información se actualiza de manera automática.
- Menor riesgo tecnológico: la renovación de los sistemas informáticos ya no es un problema de la organización, puesto que es una tarea a cargo del proveedor de software.
- Los niveles de seguridad son mayores que en una solución On Premise ya que el alojamiento en la nube protege a las organizaciones de ciberataques informáticos.
- La información se encuentra disponible en todo momento, en caso de urgencias o de acciones de último minuto, no será necesario esperar que alguien añada datos o a estar en un lugar específico.
Al dedicarse menos a tareas de escaso valor añadido, los responsables de nómina pueden focalizar sus esfuerzos en controlar y comprobar la información.
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2- Impacto de la eficiencia de la nómina en la función de RR.HH. y la empresa
La agrupación de los datos también favorece un mejor funcionamiento de la Dirección de Recursos Humanos en su conjunto. Si bien los responsables de nómina son los mayores beneficiados a la hora de optimizar la gestión de la nómina, también se otras áreas de RR.HH. resultan beneficiadas incluyendo los profesionales responsables de gestionar los datos económicos y demográficos con información sensible sobre la remuneración de los colaboradores y directivos o los criterios de igualdad profesional entre hombres y mujeres.
La integración automática de los registros de nómina también facilita el trabajo diario del departamento de contabilidad. Claramente la nube tiene un impacto positivo en la productividad de los colaboradores y además asegura las acciones en un perímetro que va mucho más allá de la nómina.
3- Centralización de los datos, garantía para el cumplimiento normativo
En los modelos Cloud el proveedor del software es el responsable de realizar las actualizaciones, un aspecto que permite a los colaboradores de RR.HH. estar al tanto de las últimas evoluciones legales en tiempo real. Poniendo a disposición en el momento oportuno las novedades sobre el fichero FEI (fichero que permite a las empresas conocer la información que existe en las bases de datos del INSS, sobre las variaciones que experimenten las prestaciones reconocidas a los trabajadores de la empresa), las retenciones del IRPF, las cotizaciones a la seguridad sociales… Los RR.HH. mantienen un nivel máximo de conformidad.
Además, se facilita el Fichero Conceptos Retributivos Abonados (CRA) porque toda la información relativa a la situación del profesional es fácilmente accesible. A continuación, la solución genera automáticamente el CRA y se emite un único flujo de datos al final de la nómina.
La digitalización y la automatización permiten alertar a los responsables de nómina de incoherencias y otras posibles anomalías. Una vez más, esto garantiza a los profesionales de RR.HH., dedicar tiempo a los casos excepcionales que realmente lo necesitan.
Todo parece indicar que ha llegado la era en la que poder prevenir los riesgos con antelación.
4- Actualización de los datos para optimizar la gestión de los procesos y mejorar los resultados de negocio
La exactitud de las cotizaciones sociales depende de la exactitud de los datos recogidos anticipadamente. Como ya lo hemos mencionado, cuando los datos no están centralizados, la calidad de estos varia de una solución a otra. Al agruparlos, las empresas se aseguran de que manejan datos fiables, siempre que se actualicen periódicamente.
Gracias al portal de “auto servicio”, son los mismos empleados quienes facilitan y actualizan su propia información de manera precisa. Permitiendo a los managers validar el tiempo de trabajo y las ausencias para optimizar la gestión de los equipos. De esta manera los responsables de nómina se benefician continuamente de datos actualizados sobre el terreno de forma más precisa y fiable.
La Dirección de Recursos Humanos, por tanto, tiene la capacidad de gestionar mejor su actividad, ya que, con sus propios indicadores, los informes serán generados con información de calidad. Así mismo, los colaboradores de RR.HH. pueden medir aspectos como la masa salarial o la tasa de absentismo y determinar con mayor precisión la estrategia que debe seguirse, los objetivos que deben alcanzarse y las políticas que deben aplicarse para conseguirlos.
