Un Framework para la gestión de los equipos virtuales

Sin duda alguna, el nuevo contexto requiere nuevas habilidades. La gestión de equipos virtuales que se vive hoy como imposición debido a la pandemia determina una nueva forma de hacer las cosas, que seguramente perdurará. Es lo que se llama hoy la “low touch economy” y que, desde la perspectiva de la gestión de los equipos de trabajo, implica desempeñarse en un formato digital. Este formato, sin duda alguna también, permanecerá cuando esta situación de contexto se modifique, generando nuevos hábitos y demandando nuevas capacidades.

Liderar un equipo digital requiere, desde la gestión, una nueva forma de hacer las cosas para que el conjunto de personas que coordinamos tenga un alto rendimiento. Ser un líder digital implica poner en juego nuevas habilidades. Pondremos en esta nota el foco justamente en la gestión, a partir de compartirles un Framework que hemos desarrollado para poner énfasis en los aspectos clave que hacen que, como líderes digitales, no perdamos de vista las necesidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

Los aspectos clave de la gestión de equipos virtuales

• Los ciclos de gestión deben acortarse a una semana o quince días a lo sumo. Es como poner mojones en el camino y realizar cierres y retroalimentación por períodos más cortos, para que el equipo y cada una de las personas puedan sentir que se van logrando resultados y que su contribución es “percibida y registrada”.
• La confianza en el equipo digital se genera a partir de la rigurosidad en los puntos de contacto individuales y grupales. Estos puntos de contacto se concretizan mediante reuniones o entrega de documentación. El cumplimiento de las promesas (por ej. la hora de inicio de una reunión) son vividas como muestras de compromiso y dedicación.
• El foco del líder de equipo digital debe mantenerse equilibrado entre las dos variables fundamentales a considerar para obtener resultados de orden superior: la tarea y la gente.
• A su vez, el foco en la gente debe considerar dos variables: el abordaje individual (con foco en el seguimiento, desarrollo y reconocimiento), y el abordaje grupal (con foco en la generación del espíritu de cuerpo y la consolidación del equipo).
• El ciclo de gestión, tanto semanal como quincenal, pasa por tres momentos: 1. Puesta en marcha, 2. Seguimiento y 3. Cierre y Reconocimiento.

Nosotros hemos denominado tales momentos de la siguiente manera:

• Las variables fundamentales y los momentos del ciclo de gestión se dinamizan a partir de nuestra herramienta fundamental: las conversaciones. Las conversaciones en el entorno digital se caracterizan por ser precisas, concisas, y generadoras de acción inmediata.

Un framework para la gestión

Modelizar el ciclo de gestión y determinar las distintas conversaciones que debemos tener para asegurar el rendimiento de orden superior de nuestros equipos, nos permite actuar con rigurosidad y efectividad.

El esquema que sigue a continuación muestra el Framework de gestión y los momentos clave, que se operan a partir de conversaciones. En el eje vertical, las 3 variables clave: Tarea (la gestión) y Gente (Equipo y Colaborador). En el eje horizontal, los tres momentos del ciclo de gestión: Jump, Push y Pride.

A continuación, definiremos cuál es el foco de cada uno de estos “matching points”.

	1	El ciclo comienza con el refuerzo del propósito y el trabajo conjunto para explicitar los objetivos específicos. Es importante también acá poner foco en los posibles impedimentos o barreras, para ya trabajar en sus antídotos.
	2	Con el equipo, repasar las reglas del juego. Trabajar en cuál valor de grupo vamos a poner foco en este ciclo. Bajarlo a comportamientos observables, ejemplos, casos.
	3	Con la persona, poner foco en los desafíos para el próximo ciclo, su aporte individual, el impacto de su trabajo en los otros. Detectar si la persona necesita apoyo para lograr sus objetivos individuales. Enseñar y dar herramientas.
	1	Grupalmente, se identifica en cómo se está avanzando en el cumplimiento de los objetivos, a fin de tomar acción frente a los desvíos.
	2	Con el equipo, se trabaja en reforzar los vínculos y en generar aportes cruzados y colaborativos a fin de llevar adelante las tareas más complejas. Se genera un espacio de intercambio.
	3	Con cada una de las personas, se monitorea su avance y motivación, a fin de poder ofrecer ayuda o recursos. Se genera una conversación de intercambio de ideas para dar soporte y a la vez reforzar el vínculo.
	1	Se cierra el ciclo con una foto de logros y pendientes co-construida por el equipo. Se realiza la Retro (reunión en la que se analiza qué logramos y que no y analizamos críticamente cómo deberíamos haber hecho). Se da reconocimiento por los objetivos logrados y resultados no esperados.
	2	Damos reconocimiento al equipo y destinamos un espacio de tiempo a la celebración, utilizando dinámicas grupales digitales. Fortalecemos el espíritu de cuerpo.
	3	Se genera un intercambio para hablar de los logros individuales, los aprendizajes, los desafíos para el próximo período. Se aprovecha esta reunión de cierre para dar reconocimiento.

Cada uno de estos “matching points” durante el ciclo de gestión, dan a los líderes una excelente oportunidad para realizar ajustes y reforzar el vínculo. El desafío más grande es el de mantener el equilibrio entre el foco en la tarea y el foco en las personas.

Aquellos que coordinan equipos digitales y logran mejorar sus capacidades de gestión, no solamente conseguirán resultados de orden superior en el corto plazo, sino también generarán una gran diferencia competitiva que aportará a su marca personal.